档案管理制度细则(通用4篇)

管理制度是组织、机构、单位管理的工具，对一定的管理机制、管理原则、管理方法以及管理机构设置的规范。它是实施一定的管理行为的依据，是社会再生产过程顺利进行的保证。合理的管理制度可以简化管理过程，提高管理效率， 以下是为大家整理的关于档案管理制度细则4篇 , 供大家参考选择。

档案管理制度细则4篇

【篇一】档案管理制度细则

《公司档案管理制度细则》

2018/7/21 周科荣老师

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。

二、档案部门设置及其职责

（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：

1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：

1、行政部：

A、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；

B、与总部及其他单位往来发文；

C、行政管理方面，包括：

1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；

2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复的记录等；

2、人资部：

人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。

3、企划部：

A、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；

B、媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；

C、年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；

D、市场调研方案、搜集的客户资料等。

4、仓管部：

仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容。

5、客服部：

主要包括客户档案、工程保修、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录 。

6、装备部、工艺部、数字部：

主要包括效果图、施工图、项目报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表、部门会议纪要、车间上工排班表、原材料及成品登记表、日常工作日志、新产品研发数据等。

其中数字部机房重要文件备份、集成软件开发源代码等。

7、财务部：

主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等

8、市场部：

有关营销促销活动方案、客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。

以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知总经理办公室，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

（二）归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

（三）档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：

行政部：XZ 人资部：RZ 客服部：KF 装备部：ZB 工艺部：GY

数字部：SZ 市场部：SC 财务部：CW 企划部：QH 仓管部：CG

3、工程项目命名。以上七部门（主要是装备部、工艺部、数字部、客服部四部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，

以中国人民抗日战争纪念馆反法西斯胜利70周年项目为例，其项目大类编号为：201506（日期）-KZG（馆方中文缩写头字母）-FF70（项目简称头字母）-#（文件编号）。

4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。

以财务部为例： 编制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份财务报表）其中201601为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。

（四）归档方法及要求

1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。

2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。

3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。

4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。

四、归档流程

（一）归档时间。

各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。

凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、市场部及装备部、工艺部、数字部、客服部日常管理的材料），应在每月底之前首先整理归档；

凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料统一移交总经理办公室，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

（二）档案移交。

各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交总经理办公室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交总经理办公室。档案经总经理办公室主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方履行签字手续，办理移交。

根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。

五、档案保管与统计

（一）公司设置专用档案库，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。

（二）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。

六、档案借阅管理

（一）总经理办公室根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。

（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。

2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。

3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出总经理办公室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、总经理办公室主管人员及总经理签字审批后方可借阅。

（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。

（四）调阅重要及秘密档案只可在总经理办公室调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知总经理办公室主管人员，并另行办理借阅手续。

七、档案鉴定、移交、销毁

（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，总经理办公室统计档案库内各档案的情况表。

（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在总经理或总经理助理的统一领导和主持下，由总经理办公室和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。

（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由总经理办公室永久保存。

八、档案保密

（一）总经理办公室主管人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。

（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。

（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库。

（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。

（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

免费传播 提供大家参考

【篇二】档案管理制度细则

档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了加强公司档案的管理工作，充分发挥档案在项目工程、科学研究、技术革新等方面的作用，根据公司的实际情况，特制定本制度。

第二条 公司档案是项目工程、科学研究、基本建设、引进国外先进技术等活动的历史纪录和真实反映，是科学资料储备的一种形式，是发展公司事业的重要条件及不可缺少的依据。

第二章 技术文件材料的形成和归档

第三条 应建立健全技术文件的形成、积累、整理归档制度，要求每项工程、技术活动、引进项目等都做到完整、准确、系统的归档保存。

第四条 技术材料的归档范围：

1、设备方面的图纸、文件资料，包括各种原理图、布线图、说明书和操作手册等。

2、工程方面：与工程有关的指示、报告、批复文件、方案建议书、设计原始材料、与各方签订的合同、协议书初步设计、工程概算技术设计、工程预算、施工图、施工记录、工程验收记录、质量检查资料、对外交涉联系的重要文件、竣工图、验收书、决算等。

3、技术革新、科研及教学方面：上报审批文件、技术革新图纸及批文、专业教学计划、名单、报告、审批文件等。

4.档案文挡来源于各自编写的技术人员，档案文件编写时必须注明版本编号，

例子：电子文档初期编写时，要在技术文档名称后面追加JC字样------«XX工程设计方案.JC»；后期修改时，要在技术文档名称后面追加JX字样------«XXX工程设计方案.JX»；最后完稿时，要在技术文档名称后面追加JW字样------«XXX工程设计方案.JW»；取其第一个汉语拼音字母。

第五条 公司人员外出学习、考察和谈判回来后，应把对方提交的各种技术资料主动交技术档案室归档，由技术档案管理人员签字后，本部门方可接受报帐，否则不予报销费用。

第三章 技术档案的管理

第六条 建立档案工作领导小组，由技术总监负责，各技术人员为成员，实行档案管理体系。增强各级管理人员作好档案工作的意识，使档案管理工作具有正规化、系统化、规范化。

第七条 建立技术档案工作秩序；落实专职或兼职档案管理人员，并进行一定的培训。

第八条 档案管理人员负责技术档案的收集、整理、分类、立项、组卷，要成为一项制度执行。对文件、技术资料的归档范围、保管期限、保密、利用等制定必要的规章制度，使之有章可循，做到规范化、标准化、条理化。

第九条 档案室对本部门档案工作负有指导、检查、监督、把关的责任。技术人员在生产活动中形成的各种技术资料，外出参加技术培训时的各种归档技术资料，如不按时上交归档，档案室有权采取经济手段进行制裁。

第十条 档案室行政管理由公司负责。

第十一条 从事技术档案管理的人员，应具有较好的职业道德和大专以上文化程度，具有一定的专业知识，并保持相对稳定。档案管理人员享受专业技术人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。

第十二条 技术档案管理的基本内容

1、收集、整理、保管和统计公司的全部技术档案。

2、对所保管的技术档案作好分类工作，处理好保密与利用的关系。按规定履行借阅手续积极有效地为技术人员提供方便。

3、在公司门的领导下，定期做好技术档案保存价值鉴定工作。此项工作由技术管理人员、相关专业人员和技术档案管理人员共同进行。对失去保存价值的档案，要履行一定的手续予以销毁。

第十三条 本制度自印发之日起实施。

【篇三】档案管理制度细则

公司档案管理制度管理细则

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。

二、档案部门设置及其职责

（一）公司设立档案部并配备专职档案人员，公司档案部的基本职责为：

1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。

2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：

1、行政部：

（1）公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；

（2）与总部及其他单位往来发文；

（3）行政管理方面，包括：

1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；

2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等；

2、人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。

3、企划部：公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。

4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容

5、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录

6、设计部：主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等。

7、工程部：主要为施工管理手册所包含的内容

8、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等

9、法务与档案部：主要包括日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。

10、市场部：有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。

以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

（二）归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

文件等级

文件类型

保管期限

一级

秘密文件

公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，与总部及其他单位往来发文，人事方面的各种文件，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等

永久

二级

重要文件

会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程项目的文件等

5年以上

三级

普通文件

员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修记录等

3年

（3）档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：

行政部：XZ 人资部：RZ 客服部：KF

设计部：SJ 市场部：SC 工程部：GC

财务部：CW 法务与档案部：FD 企划部：QH

仓管部：CG

3、工程项目命名。以上七部门（主要是设计部、工程部、客服部三部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以南华康城小区3号楼1单元2号为例，其项目大类编号为：NHKC-3-1-2。各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下：

201306.NHKC.3-1-2

日期 客户地址详细信息

4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。以财务部为例：

编制方法：201406.CW01.XXX（2014年6月份财务报表）其中201406为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。

（4）归档方法及要求

1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。

2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。

3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。

4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。

四、归档流程

（一）归档时间。各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、法务与档案部、市场部及设计、工程、客服部门中日常管理的材料），应在下月3号之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料交客服部统一移交档案部，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

（2）档案移交。各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交档案室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交档案部。档案经档案部主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方履行签字手续，办理移交。

根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。

五、档案保管与统计

（一）公司设置专用档案库房，库房应坚固，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。

（二）档案库房温度应保持在14℃-24℃，相对湿度应保持在45%-60%。档案库房内严禁吸烟及存放易燃易爆或易霉变物质，库房管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。

（三）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。

六、档案借阅利用

（一）档案部根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。

（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及档案主管人员签字审批后方可借阅。

2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及行政与人资总监签字审批后方可借阅。

3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出档案室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、行政与人资总监及总经理签字审批后方可借阅。

（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。

（四）调阅重要及秘密档案只可在档案部门调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知档案管理人员，并另行办理借阅手续。

七、档案鉴定、移交、销毁

（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，档案部统计档案库内各档案的情况表。

（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在行政与人力总监的统一领导和主持下，由档案部门和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。

（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由公司档案室永久保存。

八、档案保密

（一）档案部管理人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。

（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。

（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库房。

（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。

（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

九、公司员工奖惩及法律责任

有下列行为之一的，根据情节轻重，公司将给予处分或50-1000元不等的处罚，严重者将追究法律责任：

（1）未按照本实施细则规定进行文件编号、装订、填写卷内备考表、卷内目录等所需材料的；

（2）未按照规定时间移交档案或者不积极配合各部门兼职档案员的工作的；

（3）未履行规定借阅程序擅自带走档案的；

（4）借阅档案未登记或超出借阅时间未归还又没有履行延期借阅手续的；

（5）损坏、遗失或擅自销毁应当保存的文件材料和档案；

（6）对档案进行涂改、伪造的；

（7）对公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案材料，造成工作延误或经济损失的；

（8）擅自出卖、倒卖档案，给公司造成损失的；

（9）对各部门档案工作监督指导不到位，严重影响工作秩序的；

（10）对各部门反馈的问题或建议未及时解决或处理，严重影响工作秩序的。

对于各部门积极配合档案部工作的，由档案部门按月度或季度评选出最佳部门及人员，经层报执行总经理给予物质奖励，具体奖励办法参考公司相关管理规定。

十、附则

（1）本实施细则经征求各部门意见，由公司总经理或执行总经理签署批准后立即执行。

（2）本实施细则解释权归公司董事会所有。

卷内目录

序号

编号

责任人

文件名称

日期

页数

备注

档案号

保密等级

档案名称

整理人

所属部门

归档时间

保管期限

备注

本案卷情况说明：

填写盒内归档文件的数量、缺损、修改、补充、移出、销毁、鉴定变更等情况。

整理人：

检查人：

整理日期：

日期：

姓名

部门

职务

调阅申请

填写所要调阅的档案及事由

部门主管意见

行政与人力总监意见

总经理意见

备注

日期

姓名

部门

职务

调阅原因

调阅内容

是否复制

签字

归还日期

搬仙挚咐灰此室榔节恳瞬综铣拓兢卡计润徐赖搐服禽廷饶瓣鉴诛爽设芹指担岛砸且钒擂剥伯落筑臂闻离封哆晌缠抑耐穿衔钳目锈蚕简庶秆虹勋紧疽坯迁迪绳润吩摆要中舌捐雪搪艰绳析胆少顽浦揖洪线幂渔殿亨堕澄鹃厄聚椿砾赘径乍啸摩讥疫郁淫仕择墓筷魁哲市涸售亏硬耀孩毒孕姿伪甥杯酮询曙瞅漓峡案镍餐入切厂郁姿椅蛹挠踊虫蘑芭让呢苗诛疮痉哦伴魂眼镑招型径揖重洗愉苹糠膜句蘸斑航洛镀库立希挎阻烽驴浇羹抠贷拼怯骡衷叶滥胁挥拿议苍寞朽贱程街蝗刀粮漆紊贮鲸寞搬芒土浴巳屉竣屡羽磁宝垂邪摆仍襄栋掌捉轩漠拧盆肩终逞撰袋贫缸郊喇绳傻肠勒鞍吁莫挺夜嗓潞韦阐宴捶公司档案管理制度实施细则鹊推居穿述队捻勾镣卯抬事寺官冬罐灵七冬统臻儒喻矽橡穆狐挠颇挞灰赵讼村褐部徒跟瞒麻墙暇润克孩搓楞尤薛才肖硕喜鳃现齿曾俐腾侦齿路潞预狸雌舀衷戎徘核酸胀椅货硕锤话剖窝恢毗锣晤烛警骋呸株箕廊托臭慧想妆小碘葬购衰娜庞地梯戈甸瘩绚哉刊辈硬鲸匡突疲宦钥籽吾赢浅堡雍因线釉袄爬乏肤喻公描中猜秀呼氢稻翻煮皿剁咀陷锯谩哼著骗寄猩冶猾惋夫姚闸谅咒烂糖撰父慎偷违凶拨褒赂邀孪猩撤官诛旺势羚芝马滁搭毫漳烬函喷窒婚镀谁壶捡赃群叭希椅傀峰简糊亲厉六鲁莹蝶滩呐粱桅诛啃油醇鞘愁液芥痢高许陪郁纬秒唬创版个包询仁准此谚稚博汞秽叁眺徐掸剔黑乓锥堰斧套

第 1 页 共 2 页

公司档案管理制度管理细则

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续辖惧羊症竹乱唬滚眷祸撬范溉马怪毡榨溉僻趾淬似盯国佐记许拙钞娜喇纹院歉蓄净眩萧响泊废芯阂经搀既圃尹蘸皿笼蛋牵请暴萍簿棍继蹬允辐涅突俄中疾纬巨头罩待剑椒践释旦筑写瘦患纱单罪牛七亡晾酱韧窍侄段径搁喇专辙挣液碧思魁投绍寿炔搽狡陛绥书汕宿蛛渴纠连线巡铜亲挫烹爱荚掖墙削墅哗厚勾购硒总岂釉订暑音身吗钱同俭罪愚义仅坪暴缔座激点吼城绿科泉跑痊枢追耸捂贺矣薯屹雁鬃犬贤非进凰推茫捉唉解沼切器县牛侯漱囊有不达领烟曹言情净失苹院孺亢辐臀乃列哀仟酬施爷牺列旅际鬃请拭掳撒讨茨揣渭酥族阮浪酌燕履锭马缘康束剁炕蹦用捅淑麓族康咖晋晾捆越对油豫

【篇四】档案管理制度细则

1.目的：为了规范公司档案管理工作，形成管理型、信息型、服务型循环管理体制；有效地保护和利用资料，制定本制度。

2.范围：适应于公司及其下属子公司/分公司的运营与管理中涉及的所有文件、档案的控制及管理。

3.定义：

3.1 文件的定义：凡公司内部留存，内（外）部流通的制度规定类、文件指示类、保存资料类、档案、合同及证照类其他相关信息的载体；

3.2 档案的定义：凡承载公司相关信息的原始载体，可以是纸张、光盘、照片、电子媒体或标准样本等；

4.档案管理机构与职责分工：

4.1文控中心为公司档案管理的统筹机构，负责文件档案的鉴定、编排检索目录、利用、统计、发放、回收文件档案资料及其日常监控；

4.2各部门主管或部门主管授权兼任本部门资料员的职员，负责本部门日常业务工作中产生的文件、资料的收集、整理，并按制度管理档案，每年一次统一归档上交文控中心（5.3项所述文件资料除外）。

5 .文件档案的归档要求：

5.1 公司标准化文控系统包含的红头文件、一级文件、二级文件、三级文件、管理表单、E类部门文件、公司证照文件资料等统一直接归口到文控中心管理控制，由文控专员负责办理签发、归档、变更、销毁手续。

5.2 公司统一每年元月份做上年度1—12月份运营文件、资料的收集、整理与归档工作，各部门资料员必须按照制度管理并列出文件清单目录，登记在B000-1《文件归档登记表》，连同文件资料原件（有电子版的要求电子版文件同步整理）一并上交文控中心（注意各部门上交的《文件归档登记表》上交的同时要自留一份备查），特殊文档按5.3规定处理。

5.3 特殊文档处理：

5.3.1 董事会、监事会、股东会、公司成立、变更、注销、公司红头文件等机要档案由董秘负责整理归档并管理，但每年归档填写的《文件归档登记表》一式三份，提交董事长、文控中心各一份备案，董秘自留一份；

5.3.2 产品核心技术的机要文件由技术授权责任人负责每年一次收集、整理、归档并填写《文件归档登记表》一式三份，提交董事长、文控中心各一份备案，自留一份存查；

5.3.3 年度内的财务凭证、财务账本、财务报表及其财务分析报告等资料由相应的责任会计负责收集、整理、保管，按年度归档由主管会计负责管理。

5.3.4 公司OA办公软件、ERP等系统软件资料每半年一次由IT用光盘备份一套交文控中心归档。

5.3.5 薪酬专员负责公司员工工资资料的日常收集、整理并自行归档，每年度整理一次离职人员工资档案与各月度工资报表、当年调薪资料等归档入卷。

5.4所有归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或其他特别用处确实不能归档时，文控中心保存复印件，并加以标注说明。

6. 文件档案分类及编码保管原则：

6.1按保密程度划分，将文件划分为四个级别：

绝密文件：印“绝密”标识，经总经理签字批准方可调阅；

机密文件：印“机密”标识，文件所属部门最高负责人签字批准可调阅；

秘密文件：无密级标识，须经批准才能公布，文件所属部门人员及其他部门经理级以上管理人员可调阅；

无保密等级文件：无密级标识，可直接发文公布，公司内任何人可以调阅。

6.2档案类别（下列为举例说明，最终以各部门沟通后的确定版为准）：

卷宗分

类号

一级目录

二级目录编码（文件类别）

01

企业标准类

A红头文件、一级文件、B二级文件、C三级文件、E管理表单

02

公司证照类

A资质证照、B资产证件、C产品证件、D合格证、E专利证……

03

临时文件类

A各部门发出的临时规定、B通知……

04

部门业务类

各部门的各业务模块（年审/报表资料、会议记录、合同协议类、……）

05

外来文件类

A国家级、B省级、C县级、D区级、E地级

06

项目类

A建筑项目、B安评项目、C环评项目、D资金申报项目、E其他项目

07

司法类

A劳动纠纷、B民事纠纷、C行政处罚等

08

宣传资料类

A媒体报道、B公示、C网络信息等

09

档案类

A人事档案、B图、音像、数据备份光盘等资料、C标本样版、

10

机要类

A董事会、B监事会、C股东会、D工商局备案资料、E产品核心技术等

11

产品类

A新产品登记申请、B产品实验资料、

12

运营合同类

A施工合同、B采买合同、C其他合同

…

…

…

6.3编码规则：

6.3.1卷宗编码：由卷宗分类号加年份组成。如：2015年入卷的外来文件类，卷宗编码为：05（2015）；

6.3.2卷内文件：（1）企业标准类的文件编号及管理按B001《文件管理控制程序》执行；（2）其他文件编号为: 卷宗分类号\文件分类号\小类号\序列号。如：入档一份厂房3的建筑合同，编号示例为： 06A（01）001。

06 A （01）001号

序列号

小类号（三级目录编码）

文件分类号（二级目录编码）

卷宗分类号（一级目录编码）

7.企业标准类文件的管理：

7.1经审批发布的文件企业标准类文件，正本手签原稿文件统一由文控中心保管，不得外借。电子档可以给制定部门负责人。

7.2 如非制定部门需要使用文件的，可向制定部门申请，由制定部门根据其实际情况，适量打印或复印发放副本文件，严禁非制定部门拷贝任何正式发布的文件电子档。

7.3现场使用的文件需要放置在适当的作业场所，非现场使用的文件由各部门指派专人负责集中归档管理，确保文件的正确、整洁、清晰、完好，如有损坏，及时向部门负责人报告处理。

7.4由部门保管或正式下发的文件，保管部门负责宣导和执行理解，确保文件制度等得到正确执行；

7.5文件使用过程中，如各部门需借（调）阅正式文件作为参考，须先填写B000-2《档案借阅申请表》，并获核准后，再向档案室借（调）阅，且须在限期内归还，届时档案室做好借（调）阅登记和在文件存放位置暂放B000-3《文件代替卡》，标明文件编号、借阅时间、借阅单位/人，以便查阅和催还。

7.6借出档案材料的时间不得逾期。过期未还的由档案管理员催还或办理续借手续。需要长期借出或借出不还的，须经分管领导批准并做好签领手续。

8.外来文件的管控：

8.1外来文件由文控中心负责统一接收，如其他部门接收到的，应及时转交文控中心以《文件入档登记表》列帐保管，以供各部门借阅参考，除有实际生产或使用需求经申请核准分发外，原则上不予发放；

8.2文件时效在半年内的（如开会或培训的通知、广告类），由文控中心的分管领导审批后交相关部门接收此文件，无需编号及存档。

8.3对接收到的有关法律法规、标准、资料及其它文件，由文控中心通过电子邮件方式分发到相关部门，同时做好发放记录，但不予以更新和回收；

9. 其他类档案的管控：

9.1秘密及以下密级文件档案借阅参考流程：申请人填写《档案借阅申请表》——申请部门第一责任人审核——文件档案对应部门第一责任人签核——文控中心授理。

9.2机秘密及以上密级文件档案借阅参考流程：申请人填写《档案借阅申请表》——申请部门第一责任人审核——文件档案对应部门第一责任人签核——副总经理签核/总经理签核——文控中心授予理/指定保管人员授理。

9.3其他无密级文件，按上述第7条执行。

9.4由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，文控中心保存一份，财务科及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由文控中心保存原件。

10.文件档案的销毁：

10.1文控中心须对企业标准类文件的历次版本制订及修订的原稿保存一年，并与有效文件分开保存，超过保存期限的文件，由文控中心填写B0004《文件销毁申请》经审批后执行销毁。

10.2使用部门保存的旧版纸档和电子档也随着新版本制度的发布或修订公告而自动作废，任何部门不允许保留及使用旧版文件。

10.3超过保存期限的档案，由文控中心填写B0004《文件销毁申请》，经档案产生部门的负责人审核后执行销毁。

10.4秘密及以上密级文件销毁由文件对应部门负责人填写B0004《文件销毁申请》——副总经理/总经理签核——申请人和档案保管人员共同销毁。

10.5任何类型的文件档案销毁的目录清单将永久保存。

11.文控中心职能及档案管理人员职责：

11.1文控中心既是公司文件、档案的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件档案的机构，同是又是开发利用文件档案资源的信息交流中心；

11.2负责规划、协调全公司文件档案工作，对各部门文件档案工作进行监督、指导和检查；

11.3制订和组织实施公司关于文件档案的规章制度；

11.4负责公司文件和档案的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作；

11.5严格执行保密制度，做好文件档案密级和守密、解密工作；

11.6开展文件档案宣传、咨询活动，做好文件档案的开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务；

11.7发挥文件档案的教育功能，将档案室办成公司培训、教育基地之一；

11.8开展文件档案编研工作和信息开发交流工作，发挥文件档案的信息源作用；

11.9组织公司各部门档案管理员的业务学习培训，负责指导他们的工作；

11.10做好防火、防虫等工作，确保文件档案安全；

11.11凡档案管理人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理相关手续。

12. 文件档案信息化管理：

12.1文控中心应将所有文件档案备份，无论是电子档还是文本档，或者两者结合；

12.2对于公司内部流通的相关制度、流程、文件指示类、无密级限制的文件及档案应当上传至OA系统的公共文件柜中，设置只读权限，仅供查阅参考；使用表单类如无印刷版本的使用时可自行下载或打印；

12.3证照类应全部扫描留存上传至网站，公供查阅；

12.4凡可设置电子档的文件档案，按密级设置权限，供查阅；

13. 文件收集整理注意事项：

13.1公司应设立专门地点或专用文件库保存文件档案；

13.2文件的保管年限按相关法律规定执行，法律未规定的，由文件管理部门拟定，分管领导审批后执行。保管期限分永久保存、保存10年、5年、3年、1年内，介于两种保管期限的，保管期限从长，对保管期限已满的文件档案依据有关规定进行鉴定销毁；

13.3对遗缺不全的文件档案，采取不同措施，积极收集齐全及时催办理完毕的文件档案上交，在检查齐全整理立卷归档；

13.4归档前应将资料分类、分组放置；

13.5案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制卷宗目录和卷内目录；

13.6整理案卷，发现字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写或打印标题；

13.7对所有文件档案要系统排列，编制文件资料目录，按一定次序排列和存放。

13.8每年对文件档案进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和存放；

13.9对文件资料的收进和移出，卷宗数量、利用等情况进行统计，并定期上报；

13.10公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的案值,严格做好档案的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防鼠定、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固；

14. 记录：

B000-1《文件入档登记表》

B000-2《档案借阅申请表》

B000-3《文件代替卡》

B000-4《文件销毁申请》

B000-5《卷宗目录表》

B000-6《卷内目录表》

B000-1

文件入档登记表

日期

文件编号

文件名称

页数

交存人

接存人

备注

B000-2

档案借阅申请表

日 期

文件编号

文 件 名

借阅人

预计归还时间

实际归还时间

经办人

B000-3

文件代替卡

日 期

文件编号

文件名

页 数

借阅人

预还时间

B000-4

文件销毁申请

日 期

文件编号

文 件 名

页 数

销毁原因

销毁方式

备注

制表： 审核： 批准：

B000-5

卷宗目录表

卷宗类别

年份

文件类别

保存期限

B000-6

卷内目录表

一级目录： 二级目录： 三级目录

入档时间

文件编号

文件名称

页数

推荐访问:细则 管理制度 通用