机关文字材料的问题总结归纳
目前，机关文字材料质量不高是个不争的事实。质量不高的文字材料有各种各样的毛病，归纳起来大致有以下十种。分析这些毛病，有助于我们在材料写作中有意识地减少或避免这些毛病。下面是小编收集整理的机关文字材料的问题总结归纳，欢迎大家阅读。
目前，机关文字材料质量不高是个不争的事实。质量不高的文字材料有各种各样的毛病，归纳起来大致有以下十种。分析这些毛病，有助于我们在材料写作中有意识地减少或避免这些毛病。
一是不要“摊煎饼”，要“挖油井”。有些材料的架子搭得很大，面铺得很宽，叠床架屋，层次和条条太多。看上去内容很全面、很系统，实际上非常散乱。有些同志在思考和安排文字材料的总体框架时，总想把一个单位、一次会议、一项活动、一次试点的情况反映得全而又全，生怕把所做的工作和成绩埋没了。须知，政府是高度集中统一的，
一项工作布置下来，各单位的工作套路基本相同，具体做法大同小异。如果脱离不了“党委重视”“领导挂帅”“加强指导”“形成合力”“发动群众”“典型引路”“狠抓落实”这一套模式化的东西，就很难给人留下印象。许多时候，不是工作本身没有特色，而是写材料的同志没有发现特色、抓住特色、突出特色。于是，在贪大求全、宁多毋少心理的驱使下，面面俱到、平分秋色。这样做的结果是处处兼顾、处处薄弱，即使有一些新颖的做法和经验，也被雷同化的叙述淹没了。
总结也好，汇报也好，讲话也好，不在于你说了什么，而在于受文者听到了什么、记住了什么。比如，关于会议和文件的贯彻落实情况，闭着眼也知道，不外乎：党委专题研究，原原本本传达，成立领导小组，深入单位帮抓，联系实际找差距，针对问题定措施，检查指导促落实;然后是：这个进步、那个提高，这个完善、那个改进。这样的汇报和总结只能是例行公事，没有多少实际意义。压强定律告诉我们：当压力一定的时候，受力面越小，压强越大。
写材料也是这样，要想打深烙印，就要跳出“求全”的思维定势，收缩正面、突岀重点，抓住本质、体现特色。要把力量集中起来，像挖坑道、掘深井一样，从一点进入，实施纵深突破。这样写出的材料才会有力度、有深度。安排材料结构要从实际出发，不要叠床架屋、密密麻麻，里三层、外三层，搞得过于繁杂。三个问题能说清楚的，就不写四个问题;四个问题能说清楚的，就不写五个问题。“无三不成文”其实是个陋习，要敢于突破“三三制”的模式，不能认为条条多、篇幅大就是有分量。
二是不要“趋同化”，要“有个性”。这些年，我们在机关材料写作中讲创新讲得最多，重复雷同的东西出得也最多。有人戏称是“讲创新不遗余力、雷同化俯拾即是”。看文件也好，翻刊物也好，总感到大同小异、似曾相识。首先是标题雷同。如调研材料，不是对某某问题的调查与思考，就是从X看需要解决的几个问题。经验材料，往往是突出几个“性”，抓住几个“字”，搞好几个“结合”，处理几个“关系”，做到几个“加强”。
工作总结，一开始必定是“在上级党委、领导的正确领导和上级业务部门的帮助指导下，坚持以X为统揽，以X为牵引，以X为目标，以X为依据，认真贯彻落实X精神，按照X的工作思路，加强X，狠抓X，圆满完成了X任务”。其次是情况雷同，问题雷同，特点雷同，观点雷同，论证角度雷同，对策措施雷同。再次是写作手法雷同。有些材料，从大标题到层次结构、进入角度乃至语言表述，都如出一辙。
一旦出现一种新颖的写法，马上群起效仿，很快出现“流行结构”“流行语言”。造成雷同的原因很多。一是模仿所致。写材料的新手往往从模仿开始，结构模仿，观点模仿，语言也模仿。现在供模仿用的各种公文写作范本特别多，大有泛滥成灾之势，其中精品不多、次品不少，结果是，好的东西被模仿了，不好的东西也借机流传、“贻害四方”。
二是懒惰所致。有的同志怕动脑、图省事，不愿下功夫辟新径、走新路。有的认为，机关就像个材料“加工厂”，材料天天写，篇篇写出新意谈何容易?索性就“几年一贯制”吧，既省力又保险。应当承认，要写出有见地、有新意、能抓住人的好材料确实不容易。但“不容易”不等于“做不到”。作为机关干部，尤其是经常从事文字工作的同志，要刻苦学习、锐意进取，努力培养和提高自己的创新思维能力，有意识地在以下几个方面努力：一是摆脱习惯性思维方法和条条框框的限制，从本本和老经验中跳出来，用发散思维进行分析、思考，始终保持创新热情。
二是勇于否定自己，对自己写的东西要多问几个“行不行”，不要轻易肯定、自我陶醉，以至于形成思维定势，使思路展不开、框框跳不出。三是请教同行，在讨论和碰撞中推陈出新。接受重要的写作任务后，找一些思想敏锐的同志共同探讨，大家各抒己见，在思想的碰撞中形成好的写作思路和观点。四是经常关注和研究新形势、新动态、新情况、新问题，对老情况老问题要善观察、勤思考，同中求异，推陈出新。
三是不要“走老路”，要“开新篇”。机关公文有很多种，功用不同，要求也不同。有的文书，如请示、命令、通知、通报，能把事情说明白就行。有的材料，像工作指示、工作总结、调查报告、领导讲话，则应有新的观点。有新思路、新思想、新措施，才能启发人、教育人、鼓舞人。通篇陈词滥调、老生常谈的公文，不仅起不到应有的作用，还会让人生厌。
文书是用来指导工作的，要使工作有创造性，前提是计划、部署、指导工作的文书有创造性。模仿他人，重复旧文，怎能有创造性?写学术文章讲究的是有新观察、新见解、新思想，写大型文字材料也是这样，不能写成事例的罗列、素材的堆积，像白开水一样平淡无味。观点陈旧和套话连篇是挛生兄弟。没有新话可说，必然用套话充数。近些年来广为流行的机关话语病，包括正确的废话、漂亮的空话、严谨的套话。正确的废话，就是那些你挑不出毛病也抓不住把柄但又毫无意义的话。
漂亮的空话，就是不咸不淡、没有内容、缺乏营养的话。说多说少一个样，说与不说一个样。在机关行文中，那些原则来原则去不着实调的话，云里雾里不得要领的话，包括那些看似抢眼、实则空泛的新话，都是漂亮的空话。严谨的套话，是指那些长此以往形成固定套路的语言模式，包括因循惯例的套话、配套成龙的套话。严谨的套话在公务场合使用频率极高，多见于大会讲话、总结汇报、经验介绍等书面材料或口头陈述中。
大话、空话、套话与废话没有多大区别，大而不实即为空，空而有序即为套，大话、空话、套话说到底都是正确的废话。套话多，组成套话的词汇的使用频率就高，最常用的有：搞、要、性、抓、狠抓、必须、坚持、注重、大力、加强、提高、突出、切实、发挥、反复、高度、结合、关系、完善、确保、充分、深入、务必、得力、可靠。这些词不仅使用频率高，而且不断叠加：“坚持”的前面加上“务必”“始终”“注重”“加强”“发挥”“提高”的前面加上“大力”“切实”或“进一步”“落实”前面加上“确保”“真正”“务必”;等等。
四是不要“差不多”，要“有根据”。事实清楚、提法准确是公文写作的基本要求。所谓事实清楚，就是无论是报告工作、请示问题，还是通报情况、总结工作，基本事实都要清楚明白、准确无误。造成事实不准的原因各不相同。有的了解情况不深不细，没有把事实搞清楚，这是工作作风方面的问题。有的故意掩盖真实情况，这是思想作风方面的问题。
比如，事实本来是清楚的，但写材料的同志感到不太理想，力度不够，于是加以剪裁、移植和嫁接，使之理想化。有的是故意把清楚的事实弄得含混不清，误导受众，却又不留把柄。比如，“在X和X组织的演讲比赛中X次夺魁”。试问：其中X组织的演讲比赛有几次?X组织的演讲比赛有几次?执笔者心里是清楚的，只怕本级组织的演讲比赛层次太低，说出去“含金量”不够，便做了“艺术”加工，把三级组织的比武混到一起说，让人听起来感到事迹很过硬。
再如，“先后X次立功受奖”“在《人民日报》《X报》《X报》等报刊发表文章X多篇”等，都是故意把事实弄得含混不清的典型手法。“提法”不当是另一种“不准”。文书的一个重要功能是统一思想、统一行动、部署工作、指导工作，所以公文中的“提法”务必准确，不准就会产生误导。一旦形成误导，不仅会造成工作损失，还会损害机关的威信。
提法是观点的集中表现，必须跟党的方针政策保持一致，符合政府法规，不要乱提口号、乱提要求、乱提标准。绝对化、片面化是“不准”的另一种表现。例如，“二十年如一日”“把全部精力用在了事业上”“X是当前和今后一个时期的战略任务”。有的同志惯常把正在做的事强调到不适当的高度，抓住一点、不及其余，说什么就什么最重要，无论强调什么工作，都是主要领导是“第一责任人”，都要“一票否决”，等等。
五是不要“四不像”，要“真麒麟”。有的文字材料主题确定后，在写作中偏离主题，脑体分家，文题不符，大标题往这里使劲，层次标题往那里使劲，上下错位，南辕北辙。比如，有份X工作总结，其中有个标题是“正确处理抓X与抓X的关系”。第一个层次，是过去没处理好两者关系的教训以及对这一问题的认识，即“认识是如何统一的”。接下来，本该谈在实践中如何妥善处理二者关系，解决哪些矛盾，使之互相促进，实现良性循环。
但是，接下来的三个层次再也不提“处理关系”之事，而是大谈怎样抓好X。如怎样X、X，实行X;怎样处理工学矛盾，保证到课率;怎样开展互帮互学、岗位练兵;怎样组织考核，促进学习落实;最后是在上级组织的考核中获得何种成绩，等等。显然，这些内容远远偏离了主题，处理二者关系只是他们的认识起点和思想前提，全部内容是“如何搞好机关自身”，而不是“如何处理抓X与抓X的关系”。
笔者见过一份经验材料，毛病与此相似。材料中有个二级标题是：“注重实践锻炼、提高X队伍整体素质是发挥X职能作用的基础工程”。这是个判断句式，接下来的论述应该着重回答二者的因果联系，但下面的论述并没有回答提高X队伍整体素质对发挥X职能作用的影响，以及为什么要把提高X队伍整体素质作为“基础工程”，而是写了这样四层意思：一是注重提高政治素质;二是着力改善知识结构;三是大力强化业务技能;四是努力增强指导能力。
标题是“为什么”，叙述的却是“怎么办”，文与题南辕北辙。这份材料的毛病出在标题上，把标题由判断句式改为祈使句(表述做法)就可以了，如“把提高X队伍整体素质作为发挥X职能作用的基础工程”，或者“通过实践锻炼提高X队伍的整体素质”。注意：前一个标题是经验材料的标题，后一个标题是汇报材料的标题。
六是不要“空壳子”，要“实芯子”。机关文字材料有一个共同的要求，就是内容充实、素材厚实。现在有些材料看了以后觉得有骨头没肉，干巴巴的，主要就是因为缺少情况和素材，泛泛而论，空洞无力。有的同志撰写机关文字材料，不是先掌握素材再提炼观点，而是凭着对情况的一知半解，生生地“造”出几个观点，把架子拉起来，然后硬着头皮往下写。
由于缺少素材，行文中不得不停下来“找米下锅”，找不到素材就“事不够、议论凑”，这就难免把材料写成“注水文章”。公文主要是说“事”，不能像学术文章那样只从理论上分析问题。现在有些公文，空泛的议论多，管用的对策少;上篇文章“精彩”，下篇文章“乏彩”;从议论到议论，总在道理层面打转转，老是飘在空中，落不到地面，提不出指导性、操作性比较强的要求，因而看了以后不知道该怎么做。比如，有份材料讲要用理论指导实践，对两者结合的重要性和这方面存在的问题及其危害写得都很充分，但没有写怎样做。
后来，领导在修改时加了一段：首先，要深入实际，调查研究，了解和掌握真实情况，切实做到心中有数。其次，要注意运用科学的思想方法观察问题，分析问题，把问题的原因搞清，把矛盾的症结找准，把握事物的本质。再次，要善于做结合的文章，把理论原则与军事工作实际很好地结合起来，创造性开展工作。有了这三点，操作性就比较强了，材料的指导性就体现出来了。
七是不要“辨不明”，要“论得清”。有些文字材料，特别是调查报告、工作总结和汇报材料，没有明确的主题，分观点很多，但没有一条主线贯穿其中。由于缺乏统率材料的鲜明观点，整篇公文杂乱无章，令人读后不得要领，不知作者究竟想表达什么意思。
有的调查报告有闻必录，不厌其烦地罗列大量材料，但没有中心思想，起的是照相机和录音机的作用，至于透过这些材料看到什么，有什么启示和对策，一笔带过。还有的调査报告，不是从整体上反映调查对象的情况，而是用个别代替一般，列举一些极端的毫无代表性的事例，使人产生错觉，由“局部真实”导致“全局失真”。
文章的说服力来自观点和材料的有机结合。观点是“帅”，材料是“兵”，有兵无帅就不成阵势。有的公文虽有观点，但缺少对观点的论证，让人感到牵强附会、自说自话。例如，某单位组织了X集训，结束后给X写了报告，其中有四条收获，第一条是“提高了认识，增强了做好X工作的信心”。为说明这个问题，展开了四层意思：一是“政府建设离不开X的指挥和控制”;二是“领导决策的形成与贯彻落实离不开X的谋划和监督”;三是“单位X工作的实施，关键看X的谋划、指导和协调”;四是“X工作虽然艰苦，但能增长知识、得到锻炼”。
最后的结论是：“因此，大家感到当X、做X工作是光荣的。通过集训，大家对做好今后的X工作普遍充满了信心。”前三层讲的是X工作的重要性，第四层讲的是做X工作对个人成长的好处，加在一起，顺理成章地应得出什么结论?应该是：热爱X这个岗位，增强使命感和责任感，而不是增强信心。信心是什么?信心是对自身能力的内心体验，感到自己有能力胜任这项工作，就叫有信心。显然，以上四条没有说明这个问题，所以，由此得出“增强信心”的结论是没有说服力的。这种情况叫做“论证无力”或“用断语代替论证”，是机关文字材料论证的又一常见病。
八是不要“乱如麻”，要“有章法”。如果说主题是灵魂、材料是血肉的话，结构就是文章的骨骼。主题解决的是“言之有理”的问题，材料解决的是“言之有物”的问题，结构解决的是“言之有序”的问题。结构反映了公文的整体布局和内部构造。在文章写作中，除了主题以外，结构是具有全局意义的又一重要因素。
结构方面常见的毛病：一是结构松散，这种公文，各个部分之间没有多少内在联系，是用序号生硬地扯到一起的，缺乏亲和力、整体感;二是交叉错乱，构成公文的各个部分不是并列关系，而是包含关系或交叉关系;三是排序混乱，各个部分的关系既不是并列关系，也不是递进关系，层次的安排既不遵从事物发展的因果联系，又不依循事物发展的时间顺序，一会儿这样排，一会儿那样排，哪一种排法都不能贯彻到底，让人感到颠三倒四、层次混乱。
下面五个标题是一份材料的一级标题，其他毛病不说，仅看结构方面的问题：(一)热爱本职，稳定思想。(显然，这是从政治思想教育方面提出的措施和要求)(二)落实制度，管好装备。(意思是通过落实制度来管好装备，属于工作范畴)(三)艰苦创业，注重建设。(跟第一条的角度差不多，但因简化不当，使标题文理不通)(四)加强培训，提高素质。(意思是通过加强培训来提高干部素质，属于工作范畴)(五)努力工作，争取领导。
(“努力工作”显然是提出的要求，但“争取领导”的意思不明，两者是什么关系?)综观以上五条，我们很难看出其中有什么内在联系，也不知道这几条是按什么逻辑关系排列的。结构方面的毛病是全局性的毛病，它使写作难以顺利进行，即使硬写出来，其内容也很难被受文者正确理解和把握。
九是不要“凑标题”，要求自然。工整、对仗的标题，看着舒服，读着上口，没什么不好，关键是表情达意准确，不可刻意追求、硬性拼凑。不少同志写材料有凑四六句的嗜好。既然是“凑”，就难免以词害义。例如，有些经验体会性材料习惯于使用这样的标题：“X是首要前提，X是关键因素，X是根本保证，X是重要措施，X是基本途径”。
其中可能有几条是准确的，但一旦走进这个模式便身不由己地拼凑到底，这就很容易牵强附会、同不达意。为了凑字数，有时不得不滥用省略语，容易引起误解。有些同志习惯于使用“加强领导是前提”“发动群众是基础”“狠抓落实是关键”“转变作风是保证”“改革创新是核心”这样的标题。句式很统一，但不够准确。
例如，一篇介绍如何强化练兵动力的经验材料，列了下面这样一组标题：(1)职能是X动力的启动器;(2)差距是X动力的助推器;(3)形势是X动力的加速器;(4)奖惩是X动力的调节器;(5)榜样是X动力的感应器。标题所列的五个方面对于激发X动力都是必要的，但作者以比喻的修辞方法把它们跟“启动器”“助推器”“加速器”“调节器”和“感应器”联系起来，意思反倒含混不清了。因为这五个“器”与“职能”“差距”“形势”“奖惩”“榜样”并不构成一一对应关系，以此比喻显得牵强，结果是弄巧成拙。
十是不要“呆板化”，要有灵气。一篇文章，一份公文，总要传递一些信息，如应该怎样，不应该怎样，为什么这样，等等。这一点一般容易做到。不易做到的是，给人以深刻的教育和启迪，引导人们向更高更深的层次思考问题。现在许多文字材料有一个通病——枯燥乏味。浅显的道理反复讲，像一大锅不放油盐的萝卜青菜，炒来炒去，没有滋味。有的东抄西摘、嫁接拼凑，为了说明一个观点，在外围绕来绕去，如隔靴搔痒，深处的东西触不到、点不透，引不起思考和共鸣。
机关公文具有理论性、政策性、指导性和规范性等特点，要朴实准确、简洁明了，不要追求华丽的辞藻，也不允许渲染和夸张。但增强可读性还是必要的。现在有些文字材料，连文通字顺都做不到，读起来语言别扭、味同嚼蜡，让人看不下去。有些连起码的意思都说不清楚。例如，“一些人员航空装备维修质量管理方法及其所基于的人的认识行为模型不能全面地反映人的行为，因而航空装备维修质量管理结果难免有失偏颇。”
这段文字出现在公开发行的杂志里，谁能读懂作者的意思?语言缺乏锤炼，必然冗长累赘。造成冗长累赘的原因：一是不善于用简短的语言表达深刻的思想和复杂的事物;二是不会掌握材料的界限，因而把不该写进材料的内容写了进去。如情况报告应以工作过程和结果为主，如果讲道理、谈意义、谈认识，即使用精练的语言写，文字也短不下来。有的提出一项举措后，先讲一番道理，而且正面讲了反面讲。例如，讲“更新观念”，必先讲更新观念的重要意义：观念决定思路;观念的转变是根本的转变;观念一变天地宽;只有转变观念才能如何如何;如果不转变观念就会如何如何，等等。然后再讲树立什么观念。这些铺垫的话写完再进入正题，文字怎么能短下来?
以上是公文写作常见的毛病。公文的种类不同、功用不同，容易犯的毛病也不一样。一般来说，例行公文的程式性较强，写作时有所遵循，容易写好。比较难写的是领导讲话、调查报告、汇报材料、工作指示、工作规划、经验材料、情况通报、工作总结、会议纪要等。这些材料给执笔者留下了很大的余地，因此较难把握，容易出现以上毛病，需要格外注意。