提高档案管理人员专业操作技能的策略

郭庆凯

【摘  要】 档案管理在管理工作中占据着至关重要的地位，无论是企业还是个人，都应给予档案管理以高度的重视。尤其是在信息时代，档案管理工作的重要性更加凸显，档案管理人员的档案管理专业操作技能，直接关乎着档案管理的水平和成效，是影响档案资料利用率的关键所在。因此档案管理机构应结合新时期档案管理的新要求，加强档案管理人员的培训、再教育，以提高档案管理员的协调能力、文字修养、信息处理能力、创新能力以及学习能力。基于此，文章分析了档案管理人员应具备的能力，并提出档案管理人员提高专业操作技能的策略。

【关键词】 档案管理工作；
专业操作技能；
标准化；
责任意识

科学性、专业性和技术性强是档案管理工作的主要特征，需要管理人员具有一定的专业操作技能才能高效地完成档案管理工作。新时期，社会对档案管理工作提出了新的要求，档案管理人员应结合档案管理工作的要求，不断强化自身的档案管理专业操作技能，助力档案管理工作的高效开展。

一、档案管理人员应具备的能力

（一）协调能力

档案管理工作涉及的内容、部门与人员复杂，档案管理人员需要具备一定的协调能力，以顺利地完成档案管理工作。如在学校的档案管理中，包括教育部门下发的指导文件、党务工作和教学管理工作等，涉及了学校各级领导以及不同的科室。在档案管理的过程中，档案管理人员需要与不同的部门、科室以及人员进行沟通，并且需要得到这些部门与人员的支持。档案管理人员需要具备一定的协调能力，以保证各个部门档案管理工作的协调统一。

（二）文字修养

由于在档案管理工作中，需要经常利用文字，因此档案管理人员需要具备一定的文字修养，包括写作能力、文字的概括能力，这样档案管理人员才能将零散的文件与各类材料编纂分类，形成单位、企业活动需要的文件，促进单位、企业的发展。如学校档案管理工作需要档案管理人员结合学校教育科研以及教学等活动的需求，将各种材料编纂成为满足相关活动需求的文件材料，这提升了档案资料的利用率，从而能够更好地为学校的科研与教学等活动服务。

（三）信息处理能力

随着信息技术的快速发展，档案管理的信息化水平不断提升，在档案管理的过程中，越来越多的手工操作被计算机替代，档案管理工作的效率和质量也随之提升，相应的档案利用形式也发生了巨大的转变，档案管理工作对数字档案的利用更加广泛。在档案管理的过程中，工作重点已经不再是档案资料的收集、整理，而是对档案信息的数字化处理，即将纸质档案转化成重要的信息资源。档案管理人员需要具备一定的信息处理能力，既要全面地收集档案资料信息，又要及时、准确地提供信息，以提升档案信息的利用率。

（四）创新能力

创新是发展的主要推动力，只有不断地创新，才能更好地适应新形势下的新要求。档案管理工作也是如此，相关档案管理人员需要不断地创新，以提升档案管理的水平和质量。档案管理人员要善于在工作中发现问题、分析问題和解决问题，秉持创新意识，不断地探索新思路与新方法，提升档案管理工作的水平与成效。

（五）学习能力

随着时代的不断发展与进步，社会对档案管理工作的要求也在不断提高，这使档案管理人员的传统专业技能难以满足新形势下档案管理工作的要求。因此档案管理人员需要加强学习，不断更新自身的相关知识与技能，强化工作能力。学习能力直接关乎着档案管理人员专业操作技能的提升，学习能力越强，专业操作技能的提升速度越快，学习能力越差，专业操作技能的提升速度便越慢，甚至无法提升。学习是档案管理人员积累经验、丰富知识和完善技能的主要手段，要想做好档案管理工作，档案管理人员不仅要具备丰富的专业知识，还要了解自然科学、法律法规以及社会科学等方面的知识。随着档案管理信息化水平的不断提升，档案管理人员还需要掌握和熟练运用信息技术。总之，档案管理人员应在工作过程中加强学习，不断完善自身的知识体系，这样才能满足档案事业的发展需求。

二、档案管理工作存在的问题

（一）现行的制度标准与部分工作的实际不符

新时期，社会对档案管理工作的要求较高，档案管理工作的内容不仅涉及原始档案的收集、整理以及利用，还涉及档案的开发、整理汇编，以形成档案的宣传品和文化产品等。随着档案管理信息化水平的提升，档案的形式与载体也发生了巨大的变化，档案开始以不同格式电子文件的形式储存，相应的储存介质也不相同。档案信息可以通过网络平台进行传播与分享，档案的利用方式也更加便捷、智能化。由此可见，档案管理工作面临着新的挑战，但是档案管理相关制度标准的更新与调整存在一定的滞后性，未能与档案管理工作的实际相适应，导致档案管理工作常遇到无制度可依、无章可循的问题，影响了档案管理的规范性。

（二）档案管理手段相对落后

现代社会背景下，信息技术快速发展并得到了广泛的应用。档案管理工作也要顺应时代的发展潮流，认识到信息技术的优势和重要作用，借助信息技术提升其自动化与智能化水平。例如档案管理人员利用自动识别技术提供档案资料的借阅管理服务，通过办公自动化系统与档案管理系统的对接，实现档案资料的自动收集。再如，相关机构建立智慧档案室或者数字档案室，为档案资料的高效利用奠定基础。从整体的发展趋势来看，档案管理标准化、档案资料查询智能化以及档案工作的程序化都将成为档案管理工作的主流趋势。然而，在实际的档案管理过程中，封闭管理模式、手工操作以及经验管理等现象依然存在，导致档案管理水平不高、档案管理的效果不理想，由此档案的利用率以及档案的价值也大打折扣。

（三）档案管理人员的综合能力有待提升

档案管理工作具有综合性、复杂性、系统性以及重要性强等特点，并且在新时期，档案管理工作的这些特点将更加突出，相应地对档案管理人员的综合水平提出了更高的要求。但部分档案管理人员现有的专业操作技能难以满足现实要求，无法高质量地开展档案管理工作。如果档案管理人员的专业操作技能的水平参差不齐，必将影响工作质量。如某些档案管理人员掌握的专业知识不全面、缺乏系统的学习，因此综合能力不强，影响了档案管理工作的质量和效率。

三、提高档案管理专业人员操作技能的措施

（一）转变观念，加强认识

观念决定思想，思想影响行为，要想提高档案管理的专业操作技能，首先需要档案管理人员转变观念。档案管理人员要高度重视档案管理工作，从思想上正确认识到该工作的重要性。由于档案是对过去工作以及历史情况的记录，是历史的真实凭证，是当前相关行业发展的重要依据，也是行业各项决策的重要参考，因此做好档案管理工作，才能使当前的工作有据可依，保证工作的质量和效率。对此，无论是单位还是企业，都应给予档案管理工作高度的重视和有力支持，要在内部强化全员档案意识，使档案管理工作得到单位、企业全体工作人员的理解和支持。

单位、企业应结合自身的发展需求，成立档案管理工作领导小组，由分管领导牵头，主抓各项工作，配合档案管理人员做好档案管理工作；
要明确档案管理的职责，将责任落实到人，做到“事事有人抓，件件有落实”，以强化档案管理人员的责任意识。随着档案管理人员责任意识的提升，其学习的主动性和积极性也会随之提升，相应的专业操作技能水平也会越来越高；
要制订和完善档案管理工作的要求与标准，定期对档案管理工作人员进行考核，重点关注档案资料的完整性与准确性。定期考核是重要的激励手段之一，还能对档案管理人员起到一定的约束作用，科学、合理的考核，能够促使管理人员主动提升自身的档案管理专业操作技能，强化其责任意识，规范其操作行为，最终实现提升档案管理工作质量的目的。

（二）提升档案管理人员的综合能力

现代档案管理工作对档案管理人员的操作能力、业务素养以及知识水平等都提出了更高的要求，为了更好地完成档案管理工作任务，档案管理人员需要具备更高的综合能力。第一，档案管理人员要认清档案管理工作的本质与内涵，认识到档案事业的发展趋势，并结合该趋势以及档案工作的实际要求，加强学习、更新自身的知识与技能，以更好地适应新时代的要求；
第二，档案管理人员要强化自身的服务意识，认识到档案管理工作的服务性。作为档案管理人员，应具有较强的服务意识、政治素养与信息技术素养，这样才能借助网络为用户提供优质的服务；
第三，相关单位和企业应加强档案管理队伍的建设，实行档案管理人员上岗证制度，要求档案管理人员持证上岗；
第四，相关单位和企业应针对现有的档案管理专、兼职人员进行培训再教育，帮助其掌握档案管理的要求与规范、了解档案管理的相关法律法规，以提升其档案管理工作的水平与业务能力。相关单位要结合档案管理的需求定期开展培训，明确培训时间、培训内容以及培训方式等，将档案管理标准、档案管理的前沿知识以及相关的法律法规等作为培训的主要内容。

档案管理人员综合能力的提升，一方面需要借助培训，另一方面则需要相关单位加强宣传、引导，帮助档案管理人员强化学习意识和责任意识，促使其主动地提升档案管理的专业操作技能。

（三）加强学习，不断完善自身的知识体系

专业性强是档案管理工作的主要特征之一，因此档案管理工作难度较高。要高质量地完成档案管理工作，相关的档案管理人员需要具备更高的专业操作技能。对此，作为档案管理人员，应认清新时期对档案管理工作的要求，并认识到自身在专业操作技能方面的不足，通过加强学习的方式弥补短板，完善专业知识体系，提升自身的专业技能水平；
要树立终身学习的理念，在工作的过程中不断学习和积累经验；
加强学习不等于盲目学习，档案管理人员需要保证学习的针对性，结合档案管理工作的新要求与新挑战，确定学习目标、学习内容与学习方法，以提升学习的有效性。这不仅能够促进档案管理人员的自身发展，还有助于提高档案管理工作的质量。

（四）档案管理工作的标准化、科学化与现代化

在档案管理的过程中，管理人员应按照《中华人民共和国档案法》的要求，推动档案管理工作的标准化、科学化与现代化。具体而言，档案管理人员要做好档案资料的收集工作，保证档案资料的全面性与准确性，及时地整理好已經收集的档案资料，构建完善的档案检索系统，做好档案目录的录入工作；
建立健全卷宗、档案交接登记簿、检查登记簿和销毁登记簿等档案台账；
严格按照档案管理制度要求规范档案借阅程序，做好档案的借阅登记，严格履行档案资料的借阅手续规范；
不断加强档案的数字化管理。

数字化管理是实现档案管理现代化的重要途径，也是档案事业发展的主流方向和必然趋势，不仅能够提高档案管理的水平，还能提升档案资料的利用率。作为档案管理人员，应结合档案的数字化管理需求，加强学习与探索，将自身打造成数字化专业人才，为档案的数字化管理奠定基础。

四、结语

档案管理人员的专业操作技能是影响档案管理工作质量的主要因素。相关单位和企业应结合新时期对档案管理工作提出的新要求，积极探索提升档案管理人员专业操作技能的策略，从观念的转变、综合能力的提升和知识体系的更新等方面入手，促使档案管理人员加强学习与创新，不断完善自身的专业知识体系，创新工作方式，以最终提高档案工作的质量和效率。

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