凤言 /中国空间技术研究院西安分院
航天企业作为知识密集型企业的典型代表，内部知识、数据的信息量呈现几何式增长，其中绝大多数更是以文件、邮件、图片等非结构化数据形式分散存储在个人计算机系统内，当个人需要某方面信息时，由于缺乏集中、开放、结构化的数据平台，往往需要耗费大量时间和精力查阅。因此，通过建设一个具有科学性、实用性、方便性的大型素材库，有效提高办公效率，加速组织内部运作流程，成为航天企业发展的重要课题。基于此，笔者提出建设共享型办公资源素材库的构想，旨在通过平台建设，有效规避日常办公过程中的大量重复性劳动，同时打破信息孤岛使信息资源供企业内部共享，成为员工个人储存、查阅、共享知识的重要工具。
共享办公资源库建设历程大致可划分为建设初期、应用时期和发展时期3 个阶段，其中建设初期，通过借助信息化手段，实现日常性、基础性办公文档资料管理；
成熟应用阶段，随着网络技术和软件技术的快速发展，实现了业务流程审批、会议管理、公文流转等办公系统的实用功能，为协同办公提供了基础保障；
进入发展阶段后，办公资源实现由依靠单一的行政办公信息服务，逐步扩展到组织内部的各项管理活动环节。同时，更多关注如何方便、快捷地实现纵向各级部门和人员的协同、横向跨部门和人员的协同以及内外部各种资源的有效组合和传递，从而为员工提供高效的共享工作平台。
但是，在资源库建设过程中，还存在一些问题：一是数据库资源数量呈海量增长，但资源内容与实际需求差距很大，资源利用率低；
二是资源库的可持续性较差，缺乏持续的维护与更新，已成为资源库建设的“瓶颈”。
通过搭建共享型办公资源素材库，能够有效推动企业内部知识的分享、沟通，将部门之间的信息、员工的经验型知识进行汇总、传播，使员工能够随时访问关键信息，及时解决相关问题。同时能够存储企业重要数据，防止数据丢失，实现信息互通，释放企业无形资产在组织运行中的价值，有效提高工作效率。
一是增强员工所在领域的专业技能，学习同岗位同事的工作技巧，走出业务困境。通过不断的知识积累，快速提高工作能力，从而有助于员工的职业发展，提高对组织的潜在贡献。
二是促进部门之间的沟通交流，打破信息孤岛。企业内部员工可以使用平台查询资料，同时可以上传分享资料，从而加速信息流通和传递，实现各类信息、数据共享。
三是通过筛选、审核后的长期知识共享的过程，将企业资料、核心数据、工作经验等进行科学的管理和使用，逐渐形成统一的标准，进而推动管理规范化、标准化、精细化水平全面提升。
1.建设思路
办公资源共享素材库是面向日常办公需要的电子素材库，通过将跨职能、跨部门工作人员积累的丰富经验和大量办公资料进行汇集，构建起各类不同业务需求下的公共资源素材库。该素材库以优质办公资源、业务实践经验为基础，以信息技术和手段为保障，将原本分散在不同职能部门的公共资源进行整合，搭建统一的管理服务标准输出平台，为员工提供更加优质、高效的服务。
建设该平台能够将原本形式各异、结构分散的知识经验统一处理并编码输出，在有效解决资源分散和信息孤岛问题的基础上，形成结构化、标准化的知识网络。员工根据自身业务需求，有效获取、沉淀、共享、应用、学习和创新知识，实现在组织、部门和个人之间开展及时高效、有序可控、规范标准的管理服务活动。
2.主要内涵
（1）共建共享，促进效能提升
办公资源共享素材库是以集中优质办公资源、满足员工个性化需要，促进工作效能大幅提升的平台，素材库建好后要最大限度实现高度共享。因此，应当统一组织规划，按步骤实施素材库建设工作，避免重复开发，迅速整合现有分散在各部门及个人手中的优质办公资源，促进交流分享，推动工作效能整体提升。
（2）严格管理，统一素材标准
素材库建设的核心在于建立统一的管理服务标准。因此，要注重对素材的严格筛选、甄别，保证建成实用有效的素材库。一方面包含文本、图片、视频等格式类标准的统一，另一方面则是文字、信息、数据等内容标准的统一，逐渐培育形成统一、专业、高质量的工作标准，为企业发展提供有力的管理支撑。
（3）统筹规划，实现多元化应用
在素材库平台建设前期，应当开展充分的顶层规划。在统一部署基础上，主要考虑多元化应用需求，尽可能建立全面、丰富的模块类别。在使用过程中，员工可根据自己的需要进入相应版块，查询获取相应资源。同时，平台在建设过程中要充分考虑可延伸性，实现办公资源共享数据库现有功能提升、模块完善等延伸建设。
3.素材库的组成
（1）基本结构框架
办公资源共享素材库划分为管理层、查询层和应用层（见图1）。其中，管理层负责底层数据库的日常管理，为指定人员授予相应权限，以确保素材质量；
查询层是查询结果的动态生成层，面向全体员工开放共享；
应用层面向全体用户，在查询到可用素材的基础上，进行再编辑、再修改，满足个人办公需要。
图1 共享型办公资源素材库结构
（2）主要内容
结合职能部门工作实际，共享型办公资源素材库分为六大类别，分别是政策文件类、基础数据类、软件工具类、业务流程类、岗位职责类、培训课程类。其中，政策文件类主要包括对行业信息、上级文件、专业标准以及组织内部政策要求的收集汇总，为各类业务开展提供依据和指引；
基础数据类包括人员、资产、财务等领域中，经审核确认可公开数据的汇集上传，以充分实现数据共享，提高数据资源利用率，减少各类基础性数据、资料收集等重复性劳动；
软件工具类主要包括Excel、Word、PPT 等常用办公软件的基础操作教程、可编辑模板、图片文字素材等，同时收集办公需求，上传常用软件地址供员工下载使用；
业务流程类主要通过对常用办事流程进行梳理，形成可视化流程说明，供员工在办理业务中随时查询，为业务办理提供指导；
岗位职责类是对综合管理层各部门、岗位进行系统梳理，划清职责界面，方便员工办理业务时及时找到相应的岗位人员；
培训课程类包括案例库、教学录像、学习指导、多媒体课件等教学资源并提供在线浏览和下载，内容涵盖技术、管理、经济、文化、心理等方面，课程资源将随时更新、完善，为员工自我学习提升搭建平台。
4.素材库的技术要求
一是文本类，文件格式一般应 为Doc(x)、Xls(x)、Pdf；
超过10 页需插入页码；
计量符号应符合国家相关标准；
文件不加密。二是图片、图像类，所有图片资料应转换为计算机存储的图像文件，并使用Jpg、Gif、Png格式，便于存储和传送。三是视频类，格式一般为Flv、Rmvb、Mp4、Mvb；
彩色视频素材每帧图像颜色均为真彩色。四是课件类，格式一般为PPT 或PPTX 格式，如果有内嵌音频、视频或动画，应单独提供一份未嵌入的文件。
5.信息来源及保障要求
首先，基于素材库的丰富性、动态性和应用性特征，牵头部门要切实发挥好组织领导作用，强化统筹协调。在建库前期充分调研需求，完成资源库总体框架构建，设置科学的模块分类，确保建成一个框架模块稳定、素材收集全面、可持续更新的优质办公资源库。其次，在框架建立的基础上，基础数据的进入、更新与维护是素材库投入使用的前提保障。为避免出现素材时效性差、内容大同小异、放置模块不统一等问题，应当在各部门指定工作人员，为其开通相应权限，负责数据的日常管理与动态更新，充分保障提供素材的质量；
再次，员工作为办公资源共享素材的提供主体，应当通过相应政策或制度建立，切实保护知识产权，充分调动员工参与建库的主动性和积极性；
最后，可考虑将资源共享数量与个人申报成果、职称晋升等挂钩，或给予一定的物质奖励，从而更好地促进优质办公经验和资源的交流共享，推动资源库建设持续更新。