企业存货内控存在的问题及对策探析

贺寒松

摘 要：在当今经济、科技、教育、文化等飞速发展的社会里，内部控制应运而生，已经成为现代企业经营控制中举足轻重的手段。本文从企业存货着手分析其内部控制存在的问题，并相应提出了改进企业存货内部控制的措施。

关键词：存货；
内部控制；
问题及对策

一、企业存货内部控制存在的问题

（一）制度环节上存在的问题

存货内控的含义。本质上来讲，它是一个内部监控制度。与其他内控不同，它着重于存货与供产销中各个环节的特点。它是整个内控中的重点内容，具有事先制定的特性。与此同时，又是相互牵制的中心环节。还有验证。企业的存货内部控制包括采购、验收入库、仓储、加工、运输等方面，存在的问题主要包括以下六大方面：

1、采购环节内部控制存在的问题

使用订货单。把这些放在一边，还需要对其定期进行整理。它们均为采购环节内控的注意点。但是，实际中却有很多弄虚作假，逃避责任的行为产生。

现实中，许许多多的企业该列入采购成本的部分却未这样做。当期损益中却包含了很多原本不属于它的内容。比如：运杂费、税金、进库前发生的各类成本等等。

而与此同时，一些不属于采购成本的经济事项却记在了采购成本上。比如：部分工作者的差旅费。还有他们的沟通信息费等等。

企业小金库的存在。个人隐性收入的存在。这些都是对购买物资时的折扣、税金作虚假处理等等的原因之一。企业一方面“开源”——虚增收入和利润，另一方面“节流”——多抵扣、少交税。

在市场经济大潮的冲击下，人们愈加被横流的物欲冲昏了头脑，收受回扣、营私舞弊、内外勾结、人情买卖等等现象数见不鲜。原本不健全、缺乏透明度的采购制度就更加形同虚设，成为了一些人损害国家企业他人利益，骗取合同款等为自己谋取好处的工具，滋生了腐败的土壤。

2、验收环节内部控制存在的问题

针对验收这部分，最主要的有两点：其一，验收单；
其二，全部物品的记录。为了完成好验收这部分的内控，企业应当设独立的部门负责验收的全过程。比如：验实物及其数量、填写单据、传送验收单及货物各归各位。然而，现实中验收的环节混乱实在让很多生产企业头疼。此项工作被生产部门代替。盘点表更是不完整。仓库主管人员的素质较为一般，专业知识知之较少。所以，这一部分对于企业管理运营效果的提高有着不可替代的作用。尤其体现在大型设备的验收上，耽误生产过程还会给企业带来无法估量的后续损失。

3、仓储环节的内部控制存在的问题

这个环节的重点是避免存货发生存储损失。在这个点上，企业应用合理的存储设施和措施。这样才可以保障存货的安全。然而在这个环节上，许多保管人员假公济私，偷梁换柱，以次换优等等现象已有成为仓储界“潜规则”之势。转移财物，涂改账目，瞒天过海等违法违规行为也是接连不断。这些行为不止损害企业利益更是目无法纪，极端自私自利的行为。

4、领用环节的内部控制存在的问题

此项环节重点有三：一、领用行为应有批准、记录。二、领用单的使用。三定期清点领用单。但实际上材料的领用未跟实际使用情况对照。各部门的领用情况很混乱，没有实际需求办理。备件的实物管理很混乱，尤其是维修用备品备件、低值易耗品等也没有规定消耗定额。

5、存货數量的盘存制度存在的问题

存货数量的盘存方法有：实地盘存；
永续盘存制。当然不一样的制度各有优缺点。他们对存货数量的作用不同。同时控制的程度也不一样。即使采用后者，前者也是必不可少的。此环节内部控制通常包括：作出科学的盘点计划。建立科学的存货盘点程序。配备相应的监督人员。存货要单独内部验证。把盘查结果和永续存货记录进行独立的调节。现代社会里，在盘盈盘亏环节上做文章的企业并不少见。隐藏盘盈。多报盘亏。或不转出相应的“进项税额”。更有甚者随意做账。将盘盈、亏计入“营业外收支”。或者计入“其他业务收支”等。

（二）存货内控环境上的不足

1、存货内控评价缺乏具体的标准和尺度

存货内控模式。它应该根据各个企业的不一样特点而变化。比如大型企业与中小企业对比，与中小企业要节省人力成本不同，大企业分工方面更加细致，所以存货内控程序更加严密；
不同行业的不同业务。以及同一行业的不同业务。这些都应该有一个量化的评价标准。不然对于业务操作程序。我们就是难分是非对错的。实际上很多单位没有详细而量化的内控标准。比如零售和生产行业同时针对采购和收款业务时的内控方式方法是不一样的；
电商应集中或者分散收取资金；
赊销产品时需要什么层别批准才可进行；
采购时，付款、提货顺序颠倒的时候要分别注意什么等等。

2、只重视非经常性发生事项的控制

最近几年来，我们经常在新闻报纸等媒体上看到这样的报道：某某企业高买低卖，回扣也已蔚然成风。上面经济情况出现的其中一个关键因素是：单位只重视某些方面的控制。比如：重大对外投资、资产处置等。他们都是非经常性发生事项。与此同时，进而忽视了对库存现金、资金加工水分多、公私不分等违规行为。这些做法大到使国家遭受损害，小到严重损害企业利益。因此，建立、健全各种运营活动的内控制度已经是不能等待的事情了。

3、忽视“内部人”的监督

企业的文化是人的文化，任何企业活动也都需要人来进行，因此人的道德观、价值观、业务水平构成内控环境。这是企业发展的基础。人的综合素质对于别的控制组成部分是非常关键的。但是，企业往往忽略了“内部人”的监督。很多只是监督审核程序。却忘记了，审核的这些领导亦或是“内部人”本身是否存在问题。很显然，忽视的结果是滋生腐败的土壤，致使许多“硕鼠”的产生。这些人缺乏内部监督的思想，不止是侵吞公共财产，甚至导致企业的破产。

4、存货内控的应用范围窄

现阶段，我们所见到的存货内控并未达到其最终目的。这就是说它没有可以给予决策支持。存货业务和信息的处理就已经构成存货内控的现有范围了。其原因主要是：

第一，人们的价值观是会受大环境作用的。尤其很大程度被计划经济体制的作用。市场经济的浪涛席卷的时间还较短，人们的想法还不能有根本性的变化。所以还不能全部实现企业的经营规范。特别是市场经济下。

第二，人才的培养，从现代存货内控的开发讲，社会需要的是有综合知识的全方位人才。比如懂得计算机，企业工商管理等方面特殊技能的。这样，存货控制系统的提供仅仅是他们做出的一方面贡献。从另一的方面来讲，他们可以提供部分的控制方法、模式。

5、控制体系不完整

现阶段，内控的探索愈加被人们郑重对待。全球各国的相关部门系统地提出了很多相关的规则和观念。我国亦是如此。会计控制部门即将出台特定规范。但是，我国家长制还普遍存在。内控制度建设很重要。但是，一些单位仍未给予它一定的关注。沉湎在行政指挥中的工作人员数见不鲜。仍然不在少数。迄今为止，存货内控只是零零散散的可以在各类内部文件中看到。我们距离完整的存货内控体系仍是需要有很长的路要走。现阶段，存货内控并不是那么的科学合理。方式方法、定期报告的缺少也是不能忽视的缺陷。检查的未落实，科学提议的未采纳，都是压在企业身上的重石，何况有的企业内部牵制都没建立。

二、改进企业存货内部控制的措施

（一）制定合理的存货周转流程

根据企业特点。我们要制定科学库存运营程序。相关工作人员要紧身细心定期检查，分类存放、记录。同时立即觉察、处理问题，比如安全隐患等。对于那些态度不端正，未按相关规定做造成损失的要依照企业相关程序，追究责任，进行处罚。众所周知不相容职务分离。故存货申请，审批，保管等等应该由多个人掌控。汇总凭证和日清月结也是重要工作。存货数量的真实报告、价值变动等要定时进行。如果，企业部门间存货信息有差异，要及时的调节、分析原因并解决问题。

凡事预则立，不预则废。小到个人，大到国家企业都是如此。事情的前期准备工作都必不可少，因此，企业的计划部门每年也要本着认真负责的态度做好企业发展计划。比如生产经营计划，财务预算等等。拟定材料的最少、最多存储量。管理层审核批准后，才能实施。

在市场经济的大环境滋养下，采购环节出现以权谋私、授受回扣等问题.当然这本身有采购的不透明因素在内，但总体导致企业资本效率较低，采购材料性价比低。由此看来，采购和付款的进行已经不能等待。这个地方主要指两者内控方面的紧迫性。

凭证和记录要严格控制。不相容职责彼此制约。为了保护资产的完好性企业要做很多事情。其中比较关键的是企业要制定资产接触程序。其中，除了任职员工，其他人员均要受到限制。执行内部核查程序。如检查订购单，确保收到材料，入账无误。定期查单证序号，确保业务凭单无遗漏。查证付款单证计算准确与否。此时，它的中心是财务部门。企业各个部门都要按流程填制单证，财务及时记账，确保账实相符。这样从企业的财务账上即可以看出企业经营生产流程。

从以上的叙述我们可以总结得到。建立、健全采购预付款内控制度对于企业的作用是非同一般的。保护资产完整、安全的同时，纠错查漏，发现问题，解决问题，让经济犯罪行为远离企业。

（二）改善企业内部控制环境

1、建立与健全內部牵制制度

内部牵制，是由全部部门参与的。并且重点是具体业务分工之后。彼此关联的部门能对工作的完成情况实施检测。单独的个体是不能进行一项业务全过程的。通常来讲，存货经济业务都要多个部门分工协作，相互制约，从而起到控制的作用。它由多个环节组成，包括：授权、凭证和记录、控制、独立检查等等。此制约包括有联系的同一层别间的，上下级间的。如不包括制单的情况下，会计信息归类时要CFO审批以及复核；
现金流转时，分工管理，相互牵制对收支审批、印签、记账尤为关键。相互分离。相互制约。

现代大多数企业采用电算化进行管理，任何人不得对数据库进行直接操作，管理者不得兼任会计等相关工作，这之类的明文规定便非常必要。很多人均知道，不相容职务分离。保管与记录。执行与审查。授权与执行。以上这些岗位要有不同的人负责。此举有利于相互牵制，在存货内控业务处理时相互监督。

2、建立与健全内部监督制度

（1）建立集体审批制度。杜绝刚愎自用。胡作非为。增强法人监督；

（2）建立相互约束制度，杜绝一部独大、集体舞弊，增强部门监督；

（3）建立岗位轮换制度。还有定期稽查制度。以杜绝相关工作人员串通作案，增强管理者监督。

3、建立与健全内部稽核制度

对于企业来说，各类组成部分要彼此考察。比如购买、储存、记账应该是两个以上部门协作完成。财务对库存稽核的操作比较单一。比如只可进行实物盘点。同时做相应的账务操作。财务同时需要对市场部实施考察核对。领货至开票的时间差，可能导致财务与仓库账账不符的现象。审核并考察销售部门发货后有没开票。款项是否收回。为了保证企、事业单位资产安全，财务方面要设立专门账户用以核算、稽核此类存货。

俗话说得好：心动不如行动。企业管理亦是如此。创设圆满的制度是基础。如果它不能够进行有效的实施，制定得再好也是没用。

（1）把好进货关。进货时注意三点，第一、要注意前期市场调查的充分性；
第二、摸透市场行情，顺应时代发展，保证大方向的正确性；
第三、产品要适销对路，不能积压毁损的同时多多创造效益。

（2）做好存货保管工作。保管工作的独特之处：反馈性；
接连性；
琐碎性。保管人员要有高程度的综合能力。同时，也要有强烈的责任心。工作时及时报告异常事件。以此来减少企业损失。其还要把握一个重要原则——手续齐全。而其他方面，与保管员密切配合。查验库房。并且及时处理问题则是领导的工作。

（3）建立有效的激励制度。建立有效的激励机制。这需要深程度检查考核存货内控的实施。企业检查、考核存货内控实施的目的是为了使其自身更高效，更健全。比如：存货内控制度会出现何种问题，实施情况如何，实施中效果如何。精神、物质奖励对于那些坚持实施存货内部控制制度并取得较好效果的工作人员是一大激励。与此同时，对于违规者，应当施加一定的压力。甚至给予行政处分、经济处罚。同时和职位升降相联系等也是不可缺少的。为了能够实现存货内控终极目标，压力与动力一定要结合。

（三）引进现代存货管理方法

企业常用的存货管理方法有：ABC分类管理；
适当的存货周转率；
批量订货EOQ。然而科学在进步，时代在发展，存货的管理方法也是如此，对于现代存货管理方法，我认为有以下几点要注意：

1、准时生产制JIT，其基本思想是“只在需要的时候。按需要的量。生产所需的产品”。也就是追求存货量达到最小甚至于无的生产系统。所以它也叫零库存管理。进行“精益生产”的方法是：将必要的材料。以正确的数量和完美的质量。在必要的时间。送往必要的地点。电子商务已经帮助各类企业达到“零库存”的经营。原因是它可以节约掉差旅费、人工费等订货成本。与此同时，降低交易成本。所以这也是JIT带给企业的好处之一。

2、建立同步需求网络。提高顾客服务水平。存货材料的管理从来都是企事业单位里尤其困难的问题。现代管理方法的更新不及时容易带来很多矛盾。比如：造成工作效率的下降；
增加重复工作；
影响存货的周转效率；
给商品的生产和它的销售带来不利。所以，对于各企业而言，应用科学的控制软件十分必要。以此加强存货的控制。创建计算机内网体系。在相关部门设立站点。达到全程数据共享。从最开始的采购，到最终的销售都要如此。针对每个部分不同的性质提供特定的权限。比如：对于销售；
采购部门只可查不可改；
仓库不能修改财务的记录等。每个环节的组织能够查到自己需要的信息了。提高工作效率。杜绝部门和部门间彼此推诿责任。杜绝部门之间还有工作人员之间彼此勾结。盗用公共财务。从而让仓库账和财务账间的时间推后情况能够解决。这样可以明显的减少生产与库存的补充时间。进而使得存货的供应链呈现更强的响应性和柔性。减少库存变化性。与此同时，防止缺货所用的存货量就更小了。建立同步需求网络可以使得供应链对顾客需求反应更加迅速，有较强竞争优势，较高投资回报。而且还能使得客户服务水平更大幅度的提高。减少或消除牛鞭效应的最有效办法是进行信息共享。这样在需求预测的时候，就可以使用终极消费者真正的需要数据来操作。信息共享还可以使得企业了解备货进度。这时，需求量被市场预期的影响的可能性基本为零。

3、为了能够对存货资金信息化的把握，我们可采取多种方式。其中最重要的是ERP模式。如：按订单生产的海尔就是如此。这种全信息化管理直接加快了许多方面的速度。比如：物流速度。进而使得资金流的加速。海尔所需营运资金量愈来愈少。这样进一步提高了资本运作效益。

参考文献

[1]王天才.企业内控机制的建设及企业风险防范探讨.经济研究导刊，2012，（15）：25-26.

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[3]王芳.中小企业存货内部控制诊断及改进策略.商业会计，2010，（22）：79-80.

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