面向资源共享的自然资源档案信息化建设举措

文/山西省文水县自然资源服务中心 李沛沛

资源共享是社会主义现代化事业建设中的发展共识，面向社会的资源共享与优化配置，有利于创造更高的生态、经济与社会效益。自然资源档案数量随着自然资源开发保护不断增长，加快自然资源档案信息化建设，深化自然资源档案共享，对实现自然资源档案管理事业的健康长久发展意义重大。

自然资源档案管理是针对和自然资源有关的各项资料内容开展的收集整合与存储工作，主要由自然资源管理部门负责，涵盖土地管理、地质环境、矿产资源、不动产登记、国土资源开发监察与行政复议诉讼等领域，资料内容形式以文字、影像、图片和声音等为主。高质量的档案管理有利于提高自然资源配置的合理性与利用率，实现高效科学的自然资源管理。

我国自然资源数量巨大，具有种类多样、范围广泛、高利用价值等特点。相应地，自然资源档案管理也表现出了以下特征：首先，档案数量众多，且分布零散。自然资源档案管理部门需要协调协助多个部门开展工作，并对工作内容进行记录总结，形成档案资料，因此存储的档案资料数量越来越多。同时，自然资源档案管理部门需统计归档其他部门的业务信息，档案资料来源表现出突出的分散性。其次，档案种类繁多，具有较高综合性。自然资源档案载体类型多样，涵盖了生态修复、自然资源保护及综合治理等诸多领域内容，涉及文书、科技、会计和业务档案等，表现出了较强的综合管理性。最后，档案地域性强，具有极高的价值。自然资源档案管理按照省市县不同行政等级划分区域，能够用于调查监测和评价自然资源、权属确权登记、自然资源有偿使用等，发挥矛盾纠纷处理凭证、资源使用合法性确认等功能，现实价值突出。

互联网时代背景下，资源共享成为可能，各项闲置资源被有效盘活，社会资源得以实现配置优化，大大提高了资源利用率。新修订的《档案法》明确规定了档案信息化建设的相关内容，对传统载体档案信息化、数字档案馆、档案资源共享平台建设进行了明确要求。自然资源相关档案管理部门已开始逐步建设数字档案室，以保障国家级信息化档案系统的高效建设。面向资源共享的自然资源档案信息化建设，其最终目标是实现公共自然资源档案的开放、整合利用，提升自然资源档案管理的信息化水平，并将信息化档案资源深刻融合至档案资源的利用中，切实发挥自然资源档案资料的利用价值和服务职能。

第一，要遵循标准性建设原则。统一信息化流程规范、信息化技术规范及其他标准规则，以此作为自然资源档案信息化建设的基础与依据。第二，要遵循重点优先性建设原则。自机构改革以来，基层自然资源单位需要负责更多业务职能，登记入档更多业务档案资料，要对其进行数字化处理，需要耗费较长时间，且工作量巨大。因此，要基于基层自然资源单位的软硬件设施建设情况，优先处理重要性和特色性的档案，逐步完成信息化档案资源建设。第三，要遵循协作性建设原则。面向资源共享的自然资源档案数字化处理，涵盖科技、业务、声像、文书等各个类型，需要逐一完成拍摄扫描、录入和去噪等系列流程，整合分散的业务档案资料，必须在档案管理部门和其他相关部门的协同合作之下，有效推进信息化建设工作开展。第四，要遵循功能性建设原则。面向资源共享的自然资源档案信息化建设，必须突出资源共享功能。信息化建设推进中构建的资源数据库、检索系统均应确保能够实现齐全的应用功能，并增强资源数据库可扩展性，便于后期档案资源增加和维护。第五，要遵循安全性建设原则。资源共享视角下，自然资源档案信息化建设难度和复杂性更高，同时也面临着前所未有的信息安全隐患。因此，必须加强安全管理机制建设，科学应用先进技术，提高信息化安全管理水平，保障档案资源数据安全。

（一）缺乏健全的信息化管理制度。要切实达成资源共享的信息化建设目标，必须制定实施与自然资源档案管理相适应的信息化管理制度，使各项工作的开展有章可循，高效有序推进信息化建设。同时，信息化管理制度的制定与完善也是推进自然资源档案信息化建设的重难点。现阶段，窗口业务是自然资源档案管理部门的工作重心，档案信息化管理制度建设进程缓慢，缺乏长效的管理措施，档案信息安全方面存在较大的泄漏、丢失等隐患。由于档案信息化管理理念固化守旧，工作人员缺乏信息化思维和专业技术能力，未能熟练掌握自然资源信息化管理手段，缺乏信息化扫描、处理等技能。管理方法与信息化建设发展难以适应，经常出现档案资料积压，未及时整合配置和录入档案资料现象，对自然资源档案信息化建设造成了一定的阻碍。信息化管理制度的不健全，不利于资源共享建设目标的达成。

（二）缺乏完善的信息化管理平台。现阶段，自然资源档案信息化管理平台的建设速度仍比较缓慢，信息化管理平台的应用功能较少，档案资料利用率偏低。信息化管理平台的不完善，主要是因为自然资源档案的信息化建设是一项具有较高系统性和复杂性的项目，需要多个单位和部门协同合作，对地方政府网络平台的要求也很高，实际建设中的沟通协调工作难度较大。此外，自然资源档案信息化管理平台建设期间，由于档案管理部门的基础设施老旧，需要投入较多资金进行基础设施和技术建设。但是因资金有限等问题，信息化平台建设难度有所增加。再加上自然资源档案涉及林地保护、国土规划等多个领域的内容，纸质档案数量庞大，检索查阅难度较大，导致平台建设缓慢，档案资料更新不及时。并且由于资料整理环节的遗留问题，使得部分自然资源档案归档不完整，与档案管理要求不符。

（三）缺乏较高的信息化水平。自然资源档案的数量非常庞大，且不断增加，信息化处理工作量大。部分单位由于缺乏专业的扫描、处理等设备和工作人员，经常会采取服务外包和信息化外包模式，但是外包单位对自然资源业务档案缺乏足够的了解，必须学习相关专业知识，并由自然资源档案管理部门专业工作人员负责指导。另外，自然资源档案中有很多图表、手写内容，信息化扫描后无法完成OCR识别，信息化档案资料只能进行标题搜索，内容无法完整显示，不利于后续进行数据分析和其他方面的利用。此外，信息化管理方法过于单一，管理效率偏低，容易出现各种管理错误，影响自然资源档案管理的信息化建设质量。

（一）加强完善现有信息化管理制度。自然资源档案信息化建设推动了档案管理模式的转变，档案管理部门必须深刻认知在信息化建设中自身的管理职责，根据信息化建设和实际工作的需求，不断完善现有信息化管理制度，遵循统一规划、统一管理、统一标准和统一建设的基本原则，形成长效管理机制。首先，要在信息化建设的各个层面贯彻落实“八防”要求，严格把控自然资源档案在整理、编目等环节的质量，确保资料内容准确完整，并按照相关标准要求进行整理，增强档案的规范性，保障自然资源档案资料的实效性与原创性。其次，自然资源档案管理部门要制定明确的电子档案生成流程，逐一修订自然资源档案的立卷归档、方案分类、保管期限等具体标准。同时，要基于信息化建设整体状况，不断完善电子档案的接收管理、移交、归档、鉴定和安全保密制度，对档案管理流程进行全面化规范，强化管理制度标准建设。针对每个工作环节要加强实时监督，确保信息安全，杜绝发生档案内容丢失或泄露等问题；
对外开放的自然资源档案平台应采取实名注册方式，用户信息审核合格之后，才能注册和查阅档案内容。最后，自然资源档案管理部门要制定相应的责任制度，划分工作责任到人，增强档案管理人员在信息化建设中的主观能动性，认真履行个人工作职责。

（二）加强建设档案信息共享平台。面向资源共享的自然资源档案信息化建设，必须贯彻“大档案”一体化理念，加强对政府信息平台的有效运用，通过建设自然资源档案信息共享平台，推动实现自然资源档案的跨部门共享。第一，自然资源部门应进一步加大对档案信息共享平台的建设力度，综合社会各界对自然资源档案的具体需求，建设具有高质量的软硬件设施保障共享平台。综合区域范围内各自然资源部门档案信息化建设现状，科学分类存储各类型自然资源档案，全面开放非涉密档案资料，打破档案资源壁垒，便于线上查询阅览相关自然资源档案。第二，应持续构建完善自然资源档案信息化数据库。各单位及时上传更新自然资源档案，统一进行储存管理，并为用户提供档案资源目录导航，提高资源利用效率。要重视自然资源档案信息数据库的兼容一致性，严格遵循存储格式元数据、软件标准等信息化建设标准要求，明确各自然资源内设机构在自然资源档案信息化建设推进中的共建共享义务与权利。第三，要大力加强针对涉密档案资源的网络安全管理，落实档案管理权限制度，定期进行档案信息共享平台维护升级，以防因网络攻击或人员不当操作导致涉密资源泄露或被盗。要加强防火墙设置，使用专用硬盘进行资源备份，也可通过将信息共享平台与网警联网的方式，进一步加强档案资源的安全保障。此外，还应制定相应的预防泄密制度，做好应急预案。

（三）加强建设服务职能。自然资源档案管理信息化建设的重要目标之一是提高自然资源档案作为公共信息资源的利用率，通过实现档案资源共享，提高相关档案服务效能，使自然资源档案能够在不动产登记、生态保护和土地开发等领域切实发挥其职能作用，高效适应社会经济的发展要求。在自然资源档案信息化建设推进过程中，服务性也是档案管理部门工作开展的重要要求，必须切实加强建设服务职能。首先，自然资源档案信息化建设期间，档案管理工作者应以自然资源档案服务职能为核心，制定阶段性发展方案和目标，逐步强化自然资源档案服务功能，力图为社会各界发展提供优质便捷的档案服务。其次，自然资源档案管理部门应转变传统服务理念，打造主动服务模式，广泛宣传自然资源档案的存储和利用价值，不断完善自然资源档案信息化建设短板，向社会民众科普自然资源档案服务的相关内容。同时，自然资源档案管理部门应开通多条意见反馈渠道，广泛吸纳民众建议，合理改进信息化建设问题。最后，基于《档案法》具体要求推动信息化建设的同时，应不断拓展自然资源档案的服务领域与渠道，发挥网络平台和新媒体的应用优势，加强整合碎片化资源信息，为各行各业提供更多更有价值的信息服务。如通过微信公众号，为用户提供自助查询服务，或在自然资源档案业务大厅配置自助查询机，方便用户自助查询。同时，可将简单的业务办理转为线上线下同时办理，提高业务办理效率和用户满意度。

（四）建设三维虚拟档案室。针对自然资源档案管理工作存在的较高复杂性，通过建设三维虚拟档案室能够实现虚拟展现、线上管理和远程监控，令自然资源档案管理更具智能性，同时获得更强的安全保障。通过利用三维虚拟技术，建设和实体档案室完全一致的虚拟空间，能够将档案室及内部物品的实时状态呈现眼前，具有优越的可视化、沉浸性和交互性特征，可支持档案室内巡检和系统操作，并能够集中显示档案室内温湿度、库存空间等信息。三维虚拟档案室对档案管理系统和相关设备进行了集成，具备档案保管、数量统计、上下架、信息浏览、销毁和密集架管理等线上管理功能。此外，三维虚拟档案室可以全天对实体档案室的温湿度、防火防水防盗、视频监控等进行远程监控，并对各项监控数据进行存储分析和图表显示。如果监控数据异常，管理系统也会自动报警。

自然资源档案信息化建设是一项长期系统性的工程，能够发挥不可替代的优化资源规划等作用。档案管理人员应及时转变工作观念，加强对信息化建设工作的总结反思，采取多样化技术和管理手段，针对性解决现存问题，有效促进自然资源档案信息化建设，提高档案管理和服务水平，高质量实现资源共享建设目标。

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