浅析GS1在档案信息化建设中的应用

赖瑾慕 董津生/文

随着社会各领域信息化建设快速发展和应用，尤其是我国电子政务的运行，档案信息化工作步入快速发展阶段。作为国家信息化建设的重要组成部分，档案信息化建设正朝着全面、可持续、协调发展方向不断迈进。档案信息化是指在档案领域应用先进的信息技术手段，将档案资源和档案各项管理过程数字化，形成计算机可识别、可处理的档案信息资源，通过档案信息系统的数据处理和档案计算机网络传输，实现档案信息资源的合理配置与有序开发利用。档案资源建设是档案信息化的核心内容，为国民经济与社会发展提供基础性战略信息资源。档案信息服务建设是档案信息化的根本目标，旨在实现档案信息资源的社会共享，不断创造档案信息的社会效益和经济效益。因此，改进档案资源采集方式，创新档案信息服务手段，以实现档案资源共享为长远目标，高效、优质、快捷地提供档案信息服务具有重要意义。

GS1全球统一编码标识系统（以下简称GS1系统），由国际物品编码组织管理，作为全球商贸领域使用最广泛的供应链标准和商贸语言，可为供应链中不同层级的贸易项目、物流单元、资产、位置及其他特殊领域提供全球唯一的编码标识，同时为行业间信息交互和流程整合提供技术标准和信息共享技术支撑。GS1系统包括编码体系、数据载体体系和数据交换体系。GS1编码体系是GS1系统的核心，可为流通领域中贸易项目、物流单元、位置、资产、服务关系等提供唯一标识，实现不同物品的唯一编码。GS1数据载体承载编码信息，以机器可识读的形式标识数据，用于自动数据采集与电子数据交换。GS1数据交换体系主要通过GS1标准实现产品主数据、业务交易数据等数据共享。GS1系统具有系统、科学、全球统一和可扩展的特性。

GS1编码体系包括标识代码与附加属性代码。标识代码有全球贸易项目代码（GTIN）、系列货运包装箱代码（SSCC）、全球位置代码（GLN）、全球可回收资产代码（GRAI）、全球单个资产标识代码（GIAI）、全球服务关系代码（GSRN）、全球文件类型代码（GDTI）、全球货物装运标识代码（GSIN）等，并可以应用于其他各领域。附加属性代码用于对商品提供更详细的信息描述，不能脱离标识代码独立存在。GS1系统根据不同的应用领域，采用不同的编码结构。

GS1数据载体可分为一维条码（EAN/UPC条码、ITF-14条码、GS1-128条码等）、二维码（GS1 Data Matrix、GS1 QR码）、复合条码及RFID射频识别标签数据载体。数据载体与标识关键字保持相互独立。

GS1数据交换体系所应用的数据交换技术包括电子数据交换技术、XML技术等，通过读取数字载体信息实现自动化操作。

档号编制规则根据DA/T13-2022《档号编制规则》中按件整理的档案构成必选元素，按顺序排列为全宗号、类别号、件号、年度、保管期限，如图1所示。其中，类别号的构成要素按顺序排列为二级类别号、机构/问题代码，为可选元素，可根据实际需要确定，如图2所示。

图1 按件整理档号结构构成

图2 类别号结构构成（可选）

全宗号是档案机构给立档单位编制的代号，类别号代表各层级档案类别代码，可用2位数字标识档案门类，例如，文书“01”、科技“02”、人事“03”、会计“04”、专业“05”、照片“06”、录音“07”、录像“08”实物档案“09”等。件号表示归档文件排列的顺序代码，可用3位数字标识件号，例如“001”。归档年度采用4位数字标识，如“2022”。保管期限用2位数字标识。以代码“00”标识永久，以代码“30”标识定期30年，以代码“10”标识定期10年。二级类别号用2位字母标识，如科技档案分为科研、设备2个二级门类，以“KY”“QC”标识。机构/问题代码采用数字或大写汉语拼音字母标识，如以代码“BGS”标识办公室部门，以代码“002”标识行政问题。

归档整理规则根据DA/T 22-2015《归档文件整理规则》，将归档文件按顺序装入档案盒，在档案盒盒脊体现年度、保管期限等归档文件要素。装盒完毕后，上架排列方法与本单位归档文件分类方案一致，如按类别-年度分类，在库房排架时，每年形成的档案按类别序列依次上架。

GS1通过提供与档案各要素相关联的唯一编码标识，实现计算机识别、自动化处理，并最终实现档案资源配置和开发利用，推进档案信息化进程。2022年国家档案局发布的档案行业标准DA/T 13-2022《档案编制规则》，为利用GS1实现档案管理唯一编码标识提供了应用借鉴。

编码编制原则（1）唯一性原则：赋予档案一组唯一编码，用于反映、固定和识别档案排列顺序。（2）稳定性原则：档号一经确定，不应随意改变。（3）可扩展性原则：档号编码应预留递增容量，以适应档案扩充的需要。

标识代码选择（1）全球文件类型代码（GDTI）可用于文档管理，是识别文档、电子信息和数字文件的GSI标识关键字。GDTI可以应用于标识所有纸质文件与数字文件中，在档案管理中，文档记录修改、归档查询索引等过程都需要唯一标识。因此，档案资源可应用GDTI进行编码，实现每件档案的唯一性标识。（2）全球位置代码（GLN）可以对物理位置、法律实体、功能实体进行唯一标识。档案库房内的排架可应用GLN进行物理位置编码，标识每件档案的具体位置。

数据载体应用条码符号具有操作简单、信息采集速度快、信息采集量大、可靠性高、成本低廉等特点，是信息管理系统和管理自动化的基础。GS1-128条码是根据GS1系统的定义标准将信息转变的一种条码符号，具有完整性、紧密性、连续性及高可靠度。本文探索将GS1-128条码作为数据载体应用于档案编码管理。

编码实现全球文件类型代码（GDTI）由厂商识别代码、文件类型、校验码、系统组件代码四部分组成，GDTI的应用标识符是AI（253），数据编码格式，见表1，GDTI可为单位的每一份档案资源进行唯一编码，实现一档一码。

表1

厂商识别代码（下同）由7～9位数字组成，是中国物品编码中心统一向申请单位分配的代码，厂商识别代码前2～3位数为前缀码，是国际物品编码组织（GS1）分配给国家（或地区）编码组织的代码。文件类型由2～5位数字组成，由文件的颁布者分配。校验码（下同）为1位数字，计算方法见GB/T 16986-2018《商品条码应用标识符》。系列组件代码由1～17位数字组成，由文件的颁布者分配，唯一标识一个单个文件的代码。

用GS1-128条码实现档案文件号唯一标识，全宗号、类型号分别与GDTI厂商识别代码、文件类型对应，系列组件代码标识年度、保管期限、件号。

示例1：以（253）6901234000016202200001标识某单位文书档案2022年第1号文件，保存期限为永久，如图3所示（见下页）。

图3 GS1-128码档号编码标识

标识物理位置的全球位置码（GLN）由厂商识别代码、位置参考代码、校验码三部分组成，其应用标识符是AI（414），含义为标识物理位置（如某仓库、房间、码头等）的全球位置码，数据编码格式，见表2，可标识单位的每一份档案所在位置。

表2

位置参考代码由3～5位数字组成，由文件的颁布者分配，唯一标识文件所在位置。用GS1-128条码实现档案文件位置唯一标识，全宗号与厂商识别代码相对应，位置参考代码标识文件放置位置。以（414）6901234000016标识某单位文书类档案第一架第一排所在位置，如图4所示。

图4 GS1-128码档案文件位置码标识

由此，通过扫描GS1-128码可实现档案存放位置及档案文件自动识别，能够准确定位档案文件所在位置，实现档案文件快速检索。

有助于提升档案管理效率数字时代下，档案信息更加丰富多元，这就要求档案管理工作必须完整、高效。应用GS1为档案资源分配唯一标识代码，能够实现档案信息实时读取、检索，强化工作效率，加快实现档案工作的科学管理和有序控制，实现档案保管利用价值的最大化。

有助于实现档案信息共享应用GS1建立完善的档案信息化管理体系，有效解决传统模式下纸质档案管理存在的纸张受损、查阅繁琐等问题，能够破除跨部门、跨地区的信息沟通与交流障碍，实现档案共享，从而进一步深化对档案信息的开发利用，有效发挥档案资源的价值。

推进档案管理信息化建设是档案管理工作现代化的必然要求，也是根本途径。应用GS1创新档案载体、推动档案管理信息化、自动化、标准化不断深入，助力档案资源数据实现信息共享，推动档案事业高质量发展。

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