档案管理制度细则2017度【6篇】

制度，是一个汉语词语，拼音是zhì dù，意思有1、在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范；2、制订法规；3、规定；4、指规定品级的服饰；5、制作；6、制作方法；7、规模、样式；8、规制形状；9、指一定的规格或法令礼俗。用社会科学的角度来理解， 以下是为大家整理的关于档案管理制度细则2017度6篇 , 供大家参考选择。

档案管理制度细则2017度6篇

档案管理制度细则2017度篇1

档 案 管 理 制 度

一、总则

（一）为加强集团档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本规定。

（二）本规定所称的档案是指过去和现在的职能部门、子公司从事经营、管理、公关宣传等活动中所直接形成的对集团有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

（三）集团员工有建立和保护档案的义务。若因失职造成归档不及时、不齐全而延误工作或给公司造成损失的，视工作损失情况追究其行政和经济责任。

（四）档案管理按照集团统一管理的原则进行。

二、档案管理机构及其职责

集团办公室为档案管理的职能机构，集团办公室指定专人负责档案室的归口管理工作，其职责是：

（一）贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、政策规定及集团的规章制度。

（二）档案室负责制定档案的收集、整理、立卷、保管等操作细则，各职能部门及子公司根据细则进行档案资料的收集、整理与按要求归档。

（三）集中统一管理集团档案及相关资料，积极提供利用，为各项工作和研究服务。

（四）组织对档案的保管期限进行鉴定，对无保存价值的档案资料进行销毁。

三、归档范围

集团有关工作活动中形成的具有查考利用价值的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、音像材料及证物等都属于归档范围。集团档案资料内容包括以下几大类：A、人力资源类；B、行政事务类；C、经营管理类；D、企业文化类；E、生产技术管理类；F、科研产品类型；G、工程类；H、房地产开发类；I、设备仪器类型；J会计类；声像类；K实物类。

四、档号的编制原则和结构

(一)档号编制原则

档号是存取档案的代号、排架的依据，它反映档案的分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。

(二)档号结构

档号由公司代码、分类号、年度号和案卷号组成。

基本模式：

** **　　　 **　 — **** —　**×

公司代码 一级类目 二级类目 年度号 案卷号

(三)公司代码

(四)分类号的编制方法

分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成。一级类目是根据集团档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质确定的，一级类目采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母进行标识；二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据各类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置，二级类目的标识采用阿拉伯数字的“双位制”如：11、12、13……

(五)年度号

年度号由四位阿拉伯数字组成，代表文件材料形成的年度。

(六)案卷号

案卷号按所选择的分类中每年度文件材料归档时间为序，用阿拉伯数字1、2、3……n编号。

五、档案的分类与标识

(一)一级类目

人力资源类 RL

行政事务类 XZ

经营管理类 JY

企业文化类 QY

生产技术管理类 SJ

科研、产品类 KC

工程类 GC

房地产开发类 FD

设备仪器类 SB

会计类 KJ

声像类 SX

实物类 SW

(二)二级类目

1.人力资源类 RL

代号11 劳动合同书

代号12 任免决定、奖惩决定

代号13 员工个人在公司内部的档案材料，包括员工求职简历、面试资料；员工的身份证、文凭、资格证书等复印件；员工的身体检查报告；员工的培训与考核记录；员工的工作总结与绩效考核资料；员工的岗位、薪酬变化与晋升记录；员工的劳动合同、档案关系与保险缴纳资料；员工奖励、处分的有关材料。

2.行政事务类 XZ

代号11 行政综合

营业执照正、副本；公司组织机构代码证正、副本；公司章程；各子公司章程；企业登记注册；增项申请；资质等级审查；名称核准书；总经理办公会成员名单；股东会决议；公司的规划；董事长、总裁手谕；重要信函；重要介绍信；证明存根；集团领导在公司内、外会议上的发言稿及各种会议的全案策划报告；集团简报、信息、动态；集团红头文件；集团大事记。

代号12 集团各项规章制度

代号13 集团文件 （指通知、通告、决定等不加红头的一般性文件）。

代号14 会议纪要

集团经营班子会议、集团管理层每月经营计划和总结会、董事长及总经理办公会、公司年会、项目研讨会、新闻发布会及其他各种定期或不定期会议。

代号15 移交清单

代号16 法律事务、公证书

代号17 各类表格（非空白）、收条、回执等

代号18 各公司、各项目简介

代号19 手稿

代号20 其它

3.经营管理类 JY

代号11 综合

集团重大战略性经营决策、市场调研、企业管理、各项企业发展计划、经营计划书、项目立项书、企业综合性统计分析等。

代号12 经济合同

集团在经营管理过程中和内部、外部发生的一切合同，如《房屋租赁合同》、《承包合同》、《委托代理合同》、《借款合同》、《合作经营合同》、《保险代理合同》、《施工合同》、《转让合同》、《结算协议书》、《担保书》、《反担保书》等。

代号13 财务管理

集团在资金管理、资产管理、财务、审计方面的文件、计划、总结、请示、批示等文件（含审计报告、验资报告、不能财务入帐的收据）。

代号14 客户档案资料

代号15 供应商档案资料；

代号16 公司经营项目拓展资料 （调研、立项、策划、设计、实施等全过程的文件、记录或原始依据）。

4.企业文化类QY

代号11 外来文入此

市政府、工商联合会、区政协、区政府、工商联合会的有关文件，党务、统战工作、工会、社会保险机构、工商行政管理局、国家商标局的相关文件。

代号12 宣传、教育

集团对内各种宣传教育活动；集团对外各种扶贫互助、捐资助学等，集团参加社会公益活动及事迹的剪报图表及其他简报等；集团对外各种广告宣传、逢重大节日公司对各友好单位的外事活动。

代号13 文体活动

集团组织的各种文化艺术、体育活动、劳动竞赛等。

代号14 CIS视觉系统（商标）

集团在企业形象识别系统（CIS）逐步形成的各种要素及历史沿革材料。

5.生产技术管理类SJ

代号11 综合

业务建设计划和总结、生产技术、服务技术、工程类文件材料等。

代号12 质量管理

对集团总部及子公司的主营业务进行全面质量管理（包括质量检查和质量控制等）的文件材料。

代号13 信息及网络

技术信息、专业信息、计算机网络。

6.科研、产品KC（指集团的产品、服务研发）

代号11 服务项目

设计方案、立项、申请、批复，准备阶段、模拟阶段、总结鉴定阶段、应用阶段的文件材料。

代号12 产品

产品的设计、生产、投放市场等的有关材料。

7.工程类GC（指公司所建工程）

代号11 工程项目

人员配制、方案设计、施工过程、竣工图、验收报告等。

8.房地产开发类 FD（集团项目筹备工作属此类范畴）

9.设备仪器类SB

代号11 办公家具类

代号12 办公设备类 （计算机、手机、寻呼机、打印机、复印机、传真机、摄像机、照相机、采访机、电视机、组合音响等）。

代号13 科研仪器、仪表类

代号14 机动车辆

上述四类的申购报告、计划、论证报告、批复、定购合同、开箱记录、安装、调试记录、保修单、机动车辆档案、设备说明书、仪器、设备使用管理规定等、保险单据。

10.会计类KJ（目前集团由于实际工作需要，全部会计档案均存放在财务部，按此要求归档，归档周期自定。）

代号11 报表

代号12 帐簿

代号13 凭证

代号14 工资手册

11.声像SX

代号11 照片（含底片）

代号12 录音带

代号13 录像带

代号14 磁盘

代号15 光盘

12.实物SW

代号11 奖旗（锦旗）

代号12 奖状（含证书）

代号13 奖状（奖章）

代号14 礼品

代号15 字画（含题词）

代号16 印鉴

代号17 证件

代号18 纪念品（具有反映公司重要历史时刻和记录公司领导重要活动的实物）

六、档案保管期限

(一)根据国家档案局1983年颁布的《关于文书档案保管期限的规定》，档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种；长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下（含十五年）。

(二)由于集团不同于国家党、政军机关，档案资料在数量上较少，在质量上较精。结合集团的经营计划，初步认定集团的档案保管期限全部为长期。

(三)如遇集团重大调整，集团董事长有权组织人员对全部档案进行鉴定，从实际出发，重新确定档案的保管期限对确认已经到期的档案可提出销毁意见，予以销毁，销毁文件时填写《众诚集团文件销毁登记表》。

七、资料归档时间和要求

集团档案资料的保管采取两种形式：一是档案室集中归档进行统一管理；二是由部室进行日常保管，接受档案室的统一管理与督查。

（一）行政事务、企业文化、声像、实物档案

1.对于集团的资质证照类，原件和副本一律由档案室进行保管，要求办理完成当日即移交档案室。

2.对于机关单位来文，由集团办公室接收，然后提交相关领导进行签阅，领导签阅后，集团办公室负责跟进落实与文件收回，然后进行归档。

3.集团所有对外文件（包括合同、报表等），需要加盖公司印章的，集团人资部负责在文件盖章的同时，留存一份进行归档。

4.集团管理性文件，文件签批完成，由集团办公室进行统一发放，集团办公室行政主管负责将审批单及原件交档案室进行归档。

5.集团计划、总结，在公司董事长或总裁签字认可后，由集团人力资源部绩效考核专员负责交档案室归档。

6.集团重要活动资料由活动组织者在活动结束后一周内整理齐全，提交集团人资部归档。

7.声像由接受人在接受当日或制作完成当日归档。实物由接受人负责在当日归档。实物摆放悬挂其他地方的，由接受人负责登记地点和保管人交档案室归档。

（二）财务档案

财务档案根据国家相关会计档案管理规定，由财务部门进行日常建立、整理与保管，一年后移交档案室，并编制移交清册。

（三）人事档案

1.人事档案由于随时需要进行资料查阅与追加，为便于使用，人事档案由人力资源部负责日常保管，不必移交档案室进行管理，但档案的管理工作接受集团档案管理人员的指导与督查。

2.员工一入司就开始建立个人的人事档案，建档内容执行人事相关规定,人事管理人员必须保证档案资料的齐全；

3.员工绩效考核、岗位变化、薪酬调整、奖惩等均应该有领导签字认可的书面资料，人事管理人员按签批资料执行调整，签批资料放入相关的人事档案中。

（四）工程和设备仪器档案

1.对土地证、房产证等权属证书和工程、装修等方面的档案，原件一律由档案室进行集中归档。部室需要经常查阅的，可以保留一份复印件。

2.工程资料应根据项目阶段进行归档，项目每个阶段产生的正式资料（公司领导审批实施的资料或政府机构提交的文件资料等）均需整理及时建档，项目结束后一周内，项目主管按项目环节对归档资料的齐全性确认，对缺少的部分负责组织补齐，项目主管对该项目的《文件归档表》进行签字，由档案室进行保存。如以后发现归档的资料不全，将追究该项目主管的责任。

3.设备档案可以根据需要由集团办公室或设备维护管理人员进行日常管理，并接受集团档案管理人员的指导与督查。

（五）经营管理、生产技术、科研产品档案

1.合同或协议

合同或协议在盖单时，由档案员直接留存一份原件进行归档。

2.投资项目

投资项目的档案管理，由项目负责机构负责项目接洽、调查、谈判期间的档案收集与整理，项目合作成功的，在双方签订合作协议、公司进行协议盖章时，项目组同时提交项目的档案资料，否则不予在协议上盖章。

3.运营管理

对于公司经营项目，根据项目的实施阶段进行环节资料归档，按项目执行流程进行归档资料的控制。每季末各系统进行一次集中整理提交，档案员每年度末和各经营单位核实一下项目进度和应归档的资料。

4.对于客户、供应商等档案，可以由各经营单位保管，但需制定相应的档案管理办法，并接受档案部门的管理。

（六）房地产开发档案

房地产开发档案根据建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。

（七）归档要求

1.归档人须填写《文件归档表》，部室负责人对《文件归档表》中应归档文件的名称、数量、时间等签字确认，同归档目录表和归档文件一起归交档案室。

2.归档的文件必需完整、准确、系统、符合形成规律。如：归档合同、协议时要把与之相关的工作报告和签订合同、协议的审批单等一同归档；归档年度工作文件时要把与之相关的基础资料、报表等一同归档；文件的附件要同文件一起归档。

3.归档文件必需为原件。

4.各部室应指定兼职的档案管理人员，一是负责本部室资料的收集整理工作，定期向档案室进行资料归档，并与公司档案员进行档案工作的沟通；二是负责本部室所保管档案资料的日常管理工作。

（八）立卷

为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由档案室档案员负责组卷、编目，相关部室兼职档案员配合。

1.案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，立在一起，不得分开。

4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

5.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6.卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

7.根据保存档案的性质划分为永久、长期和短期保存三类。对长期和短期保存的档案，在归档时要明确保存期限并按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

8.案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

八、电子档案

电子的文档资料是档案管理的重要组成部分，对员工自已或委托外部设计、编制等形成的文档资料，在收集归档时，应同时归档电子文档，以方便以后调用、修订时的使用。

1.对项目的文档资料，一般在书面文件归档时，一并对相关电子文档进行整理，刻录光盘，电子文档的资料应争取和书面文档资料一一对应。

2.对于文件、合同等随机性的文档，由办公室档案管理人员进行专项收集，书面文档归档时，同时将电子文档传递给档案管理人员，档案管理人员对这些文档进行分类整理备份，然后统一刻录光盘进行归档。

3.对于委托外部设计、编制的文件，在接收书面文档时，应同时索要电子文本进行归档备份。

九、电子信息化档案管理

集团逐步推行使用OA、ERP等信息化办公系统后，对其间形成的经营工作信息需要执行以下管理要求：

1.对企业规定通过OA、ERP等信息化系统进行处理的业务，在进行相应业务时应遵循相应的软件及业务处理要求，员工按工作流程及信息化的模块设定进行相关信息的填写（如项目投资中各阶段的调查信息等），保证信息的完整。

2.对于信息化办公产生的档案信息，由网络管理员负责对信息化系统的电子日志进行整理归档，每周进行备份，每月刻录光盘进行归档。

3.对于极为重要的文件或指示，在用信息化办公处理后，相关的业务部室可以打印一份书面资料进行归档。

4.对于信息化系统中档案借阅根据信息化软件的功能设定及公司权限设置进行。

十、档案借阅

（一）在档案室查阅档案，采取分级管理。

1.各职能部门、子公司查阅对口的普通的历史文件资料，经本部门或子公司主管负责人同意后，即可办理借阅；

2. 各职能部门、子公司查阅非对口的普通历史文件资料，本部门或子公司主管负责人同意后，到资料对口职能部室进行审批，可办理借阅；

3.对于重要的秘级文档，要报总裁审核批准后，方可办理借阅。相关档案包括：

4.员工查阅在职能部门、子公司保管的档案资料，必须经档案所在部室主管同意。

5.档案借阅要填写《档案借阅申请单》，经授权领导批准后办理借阅，并注明归还日期。

6.借阅时间：档案借阅期限为一个月以内，承办过程较长、借阅期满不能归还的文件，必须及时办理续借手续。档案管理人员每月末进行一次借阅档案的归还清点，对没有按期交还的进行督促提醒。

7.借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、划线或涂改，未经批准不得复印，确需复印或摘抄，不加密级的文件需经办公室主管批准，重要文件需经总裁或总裁助理批准。

8.向集团外部提交营业执照等证明单位资质、信用的证照复印件，应在复印件上标注相应的使用用途标识，并加盖一次性使用印章。

9.外部单位借阅档案应持单位介绍信，并需经总裁或总裁助理批准。

10.借阅的档案交回时，档案管理人员应检查档案是否完好无损，如发现缺损，应由借阅人写明缺损原因，经有关主管签字后登记说明缺损状况。档案保管员应对缺损文件进行必要的修补处理。

十一、管理办法

1、档案室分为1号、2号、3号……

2、每个档案室分为1区、2区、3区……

3、每份档案封皮上卷宗号栏填写卷宗号。

4、每份档案右上角填写位置号，例：集团会议纪要在1号档案室2区4号柜内，应编写1-2-04。

5、档案分为普通、保密、绝密三级，保密和绝密文件专柜保管。

6、位置号和密级在档案管理软件备注栏填写，便于查找和管理。

十二、档案鉴定销毁

档案鉴定销毁是指对保管期限已满的档案保存价值进行审查，重新划定具有保存价值档案的保管期限，对已失去保存价值档案进行剔除销毁。

1.档案室和档案分管部室对所管档案在坚持“期满鉴定销毁”的原则下，对已保管期满拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别造册登记，经部室主管审批后，报公司分管档案的总裁助理批准后方可销毁。

2.对档案“存毁”界限难以确认的，可由分管档案的总裁助理牵头组成鉴定小组鉴定。鉴定小组对具体档案内容进行审查后，提出“存毁”意见。对仍具有保存价值的档案，重新划定保管期限；对失去保存价值的档案，编制销毁清册

3.经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用。销毁档案时必须由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。

4.档案鉴定销毁一般每年进行一次，最长不得超过三年。

5.财会档案的鉴定、销毁程序和手续按照国家相关会计档案管理规定执行。

十三、档案检查

每年度末，由档案室对全公司的档案进行一次全面检查。

1.检查立卷文件是否齐全，检查文件的清退情况；检查借阅登记是否齐全。

2.检查案卷文件是否符合归档范围。

3.检查卷内文件排列是否符合立卷规范和案卷质量要求。在检查时如发现有不附合立卷规范和案卷质量要求的，要及时予以调整。

十四、处理条例

有下列行为之一，据情节轻重，给予100～500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1.不按要求归档或归档不及时的，初期档案员可以督促执行，多次违反者，给予处罚；

2.由于归档不及时，致使资料丢失、损坏的，按相应资料的重要度给予责任人以处罚；

3.毁损、丢失或擅自销毁企业档案；

4.擅自向外界提供、抄摘企业档案；

5.涂改、伪造档案；

6.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。

2012年2月1日

档案管理制度细则2017度篇2

《公司档案管理制度细则》

2018/7/21 周科荣老师

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。

二、档案部门设置及其职责

（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：

1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：

1、行政部：

A、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；

B、与总部及其他单位往来发文；

C、行政管理方面，包括：

1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；

2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复的记录等；

2、人资部：

人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。

3、企划部：

A、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；

B、媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；

C、年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；

D、市场调研方案、搜集的客户资料等。

4、仓管部：

仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容。

5、客服部：

主要包括客户档案、工程保修、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录 。

6、装备部、工艺部、数字部：

主要包括效果图、施工图、项目报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表、部门会议纪要、车间上工排班表、原材料及成品登记表、日常工作日志、新产品研发数据等。

其中数字部机房重要文件备份、集成软件开发源代码等。

7、财务部：

主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等

8、市场部：

有关营销促销活动方案、客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。

以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知总经理办公室，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

（二）归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

（三）档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：

行政部：XZ 人资部：RZ 客服部：KF 装备部：ZB 工艺部：GY

数字部：SZ 市场部：SC 财务部：CW 企划部：QH 仓管部：CG

3、工程项目命名。以上七部门（主要是装备部、工艺部、数字部、客服部四部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，

以中国人民抗日战争纪念馆反法西斯胜利70周年项目为例，其项目大类编号为：201506（日期）-KZG（馆方中文缩写头字母）-FF70（项目简称头字母）-#（文件编号）。

4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。

以财务部为例： 编制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份财务报表）其中201601为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。

（四）归档方法及要求

1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。

2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。

3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。

4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。

四、归档流程

（一）归档时间。

各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。

凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、市场部及装备部、工艺部、数字部、客服部日常管理的材料），应在每月底之前首先整理归档；

凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料统一移交总经理办公室，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

（二）档案移交。

各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交总经理办公室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交总经理办公室。档案经总经理办公室主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方履行签字手续，办理移交。

根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。

五、档案保管与统计

（一）公司设置专用档案库，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。

（二）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。

六、档案借阅管理

（一）总经理办公室根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。

（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。

2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。

3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出总经理办公室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、总经理办公室主管人员及总经理签字审批后方可借阅。

（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。

（四）调阅重要及秘密档案只可在总经理办公室调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知总经理办公室主管人员，并另行办理借阅手续。

七、档案鉴定、移交、销毁

（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，总经理办公室统计档案库内各档案的情况表。

（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在总经理或总经理助理的统一领导和主持下，由总经理办公室和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。

（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由总经理办公室永久保存。

八、档案保密

（一）总经理办公室主管人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。

（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。

（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库。

（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。

（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

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档案管理制度细则2017度篇3

莄档案管理制度

肁拟稿： 审核： 批准： 颁布日期：2012年9月14日

蝿一、目 的

肆为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。

蒄二、适用范围

蒂适用于公司档案资料的管理。

薁三、管理职能

袅（一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。

薄（二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下：

袃1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记；

羈2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料；

袇3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放；

蚄4、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作；

罿5、建立档案检索索引；

蚀6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安全无损；

蚆7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序；

螄8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理；

莀9、遵守保密制度。

膈（三）各部门管理职责

蒅1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料；

袄2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档；

螁3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。

袀四、资料归档管理

蒈（一）归档资料范围

羃1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料；

膂2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料；

芈3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料；

芇4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等；

羃5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料；

薃6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料；

肀7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料；

羆8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料；

肃9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料；

螀10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料；

蒈11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料；

螅12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案；

膃13、公司取得的各种证书、证件、奖牌；

膁14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料；

腿15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料；

螈16、公司组织开展各类活动形成的相关资料；

芃17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料；

薂18、其他具有保存价值的资料。

蚇（二）归档资料收集

薆1、结合公司具体情况，财务档案由财务部管理，超过十年的可转入档案室；人事档案由人事管理部门管理；生产管理类、经营管理类档案，在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理；其他资料一律交由档案室统一管理，各部门应主动上交。

莃2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的，经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室；如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。

羂3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各线副总)负责督促存档；

荿4、公司有偿取得的资料，在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样，方可报销。部门如需使用，可从档案室借出或复印。

莅5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档，否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。

蒃6、在档案资料归档期，公司内部使用的各类应存档资料，由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始资料，各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。

莃（三）资料归档要求

袇1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。

莈2、归档的文件资料应为原件，因故无原件的，可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档，文件资料归档后不得更改。

薃3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；具有永久长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

蒀4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

蕿（四）归档时间

膇1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外，其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。

薂2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料，于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。

袁3、报刊于次月初从各部门收回归档；杂志、图书资料于次年二月收回存档。

芁4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。

袆（五）归档移交

蚂1、各部门的兼职档案管理人员（部门核算员）应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。

节2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。

虿3、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

蚅五、档案保管

螂（一）收件登记

蚃1、档案室应建立收件登记簿，收到新归档资料时，须逐件分类登记，详细记录资料名称、交件日期、部门和交件人，以便追溯。

蒁2、档案管理人员收件后应按资料类别存放到相应地点，将资料名称和页码添加到案卷盒目录表，然后将资料名称和存放地点按类别登记到检索簿中，同时将资料全部信息登录入电脑档案管理系统。

蚈（二）档案分类

袂1、公司档案一般按年度收集整理，按如下规则分类：

螀A——股权类：公司股东会、董事会、监事会所有资料，包括公司章程、股东名册、董事名册、监事名册、股权变更资料、会议资料、决议、文件、记录等，按届次立卷。

袈B——综合管理类：

蒇 01——公司内部文书资料，包括公司下发的各种文件、通知、会议纪要、决议、决定、意见、简讯，公司制订的各类规划、计划、方案、决策、工作总结，公司组织开展各类活动形成的相关文字资料，党团工青妇资料等。按时间先后顺序立卷。

羂 02——管理制度，包括公司颁发的各类管理制度、规定规程、办法、标准手册、经济责任制、责任书等；按小类立卷。

膀 03——外联资料，包括公司对各级政府和职能部门上报的各种请示、申请、报告、汇报、说明、申报资料等材料，上级部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、政策法规信息、标准、信函、公示信息等，公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信等往来资料等。按小类立卷。

薀 04——统计资料，包括统计报表、台帐、分析报告等。按小类立卷。

芅 05——其他资料，不能归集到以上类别中的资料，可以暂空，以后有其他类别资料时添加类别编号。按时间先后顺序立卷。

芆C——经营类

薁 01——合同，公司对外签订的各种合同、协议、约定。按时间先后顺序立卷。

肈 02——客户资料，包括市场调查报告、往来客户资料、客户评价、市场纠纷处理等资料。按时间先后顺序立卷。

芈 03——广告宣传资料，公司开展各项广告宣传推广活动形成的文字资料。按活动和时间先后顺序立卷。

莆D——生产管理类

羂 01——安全环保资料，包括安全规范、安全环保评价验收资料、标准化材料、事故认定材料、培训教育记录、检查整改记录等资料。按小类立卷。

螀 02——质量计量资料，包括执行标准、检定资料、检验报告、计量码单、化验单、台帐等。按小类立卷。

肇 03——设备管理资料，包括操作规程、设备台帐、巡回检查记录、检查维修记录、大修计划、备品配件资料、易损件清单等。按小类立卷。

蒆 04——生产记录资料，包括工艺流程，指标、操作记录、开停车记录、生产报表等。按产品立卷。

莃E——技术类

芈 01——项目资料，包括可研报告、市场调研报告、研发报告、工艺包、实验记录、设计资料、立项资料、报建资料、变更资料等。按项目立卷。

袆 02——基建资料，包括设计图纸、预决算、施工纪录、施工报告、竣工验收资料、检验报告等。按建设项目立卷。

薅03——设备资料，包括图纸、设计说明、技术规程、使用操作说明等。按使用部门和设备名称立卷。

薀F——人事档案

羀 01——个人档案，记录人员的基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员以及在本公司工作情况（入职离职手续、历年岗位、工资、考评、奖惩、劳动合同及其他情况等）。按个人立卷。

薅 02——工资结算资料，包括工资表和责任制结算资料。按月立卷。

蚅 03——考勤考核资料，包括考勤表、考核表。按月立卷。

羁 04——招聘培训资料，包括人员需求申请、招聘计划、招聘简章、培训计划、记录、考试试卷、人员花名册、人员变动报表等。按小类立卷。

莈 05——社会保险资料，包括参保名册、增减申报表、核定单、缴费申请等。

蚈G——财务档案，包括财务凭证、帐簿、报表、投融资资料等。按财务规范立卷。

螅H——证照类，包括公司获得的各种证件、证书、营业执照、牌匾、印信等。

莂I——影像电子类，包括照片、录影带、录音带、光盘、U盘、移动硬盘等。

肀J——图书类，包括公司订阅和购买的各种刊物、杂志、文献资料、图书、工具书、重要报刊等。

莇2、档案资料分类后，方便集中装订的要建立卷宗，不宜集中装订的按类集中单体存放。为方便查找和实行数字化管理，统一按分类规则编号，编号规范如下：

袅X-XX-XX-XX

肇 卷宗序号（同一类卷宗超过一本时的排序号）

袂 小类序号，用01、02、03……代表各小类

蒀 二级分类编号，即分类规定中01、02、03…序号

腿 一级分类代码，即分类规定中A--J

膄3、无具体二级及以下分类规定的，由档案室自行分类编号，但必须将分类规则明确标注于检索簿上，以保持延续性和一致性。无须分类的可省略二级或小类编号。

薃4、卷宗按年装订，年号和编号应标注于卷宗存放时封面可直视处，卷宗封面正面须注明卷宗类别文字说明；单体存放的档案资料应用标签将编号贴在资料表面可直视处，不宜贴标签的（如证照）在反面标注。

膈5、档案资料按重要性可分为重要档案和普通档案；按保密要求可分为绝密、机密、秘密和一般档案；按保管期限可分为永久保存、长期保存和短期保存。整理时应根据情况分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。

艿（三）档案保管

薄1、所有卷宗资料应按类别分柜分区存放，整齐有序排列。存放柜应编号并标注存放类别。

羁2、整理装订时，永久、长期保管的文件须去除金属装订物，文件装订结实、整齐、美观。

芁3、卷宗封面标注和编号书写应规范，具有耐久性。

荿4、卷宗内的资料应按序编号，表面应设卷内目录，以便查找。

羅5、档案室要做好档案存放的空间布置，做到防火、防潮、防虫蛀、防霉变、防雨淋，保持室内清洁卫生。

螃6、部门保管的档案资料也须按统一规则分类编号保管。

羀7、重要和涉密档案应设专柜存放，以免遗失或泄露。

葿六、档案的借阅和利用

莆1、档案室应设置借阅登记簿，逐笔登记档案借阅记录，包括借阅日期、借阅资料名称、借阅用途、批准人、归还日期。借阅人借阅时须在登记簿上签字，如所借资料用于交上级部门，不能归还，借阅人应在登记簿上注明不能归还的原因。

膁2、借阅档案资料应填写《档案借阅申请单》，经相关领导签字批准后方能借阅。批准权限如下：普通档案由借阅部门负责人签字认可，档案室主管部门负责人批准；重要档案由借阅部门负责人和分管副总签字认可，分管档案的副总批准，特别重要的须经总经理批准；涉密档案按《****安全管理办法》规定权限批准。

蝿3、借出用于职能部门办事的档案，借出时间不得超过3天；在公司内使用的普通档案，借出时间不得超过1个月。因故需要继续使用，可以续借，须到档案室办理续借手续。逾期未还者，档案管理员负责催还。

蒈4、涉密档案原则上不外借，只能在档案室查阅。特殊情况下需要借出，当天必须归还。借出人必须严格遵守《****安全管理办法》相关规定。

螇5、档案归还时应在登记簿上注明归还日期。档案借出和归还记录均须在电脑档案管理系统中同时记录以备查。

袃6、档案借阅者必须爱护档案，保持整洁、严禁涂改；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、损坏、遗失；损坏者按重新备置费用赔偿，故意损毁者予以辞退。

螂七、档案的销毁

薈1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

袄2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《文件/纪录销毁呈报表》经批准后执行。档案销毁一律由总经理批准。

薅3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《文件/纪录销毁呈报表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。

薁4、在销毁公司档案资料时，由行政副总指定专人监督销毁。

八、本制度自颁布之日起施行，原《档案管理制度》同时废止。

档案管理制度细则2017度篇4

《公司档案管理制度细则》

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。

二、档案部门设置及其职责

（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：

1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：

1、行政部：

A、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；

B、与总部及其他单位往来发文；

C、行政管理方面，包括：

1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；

2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复的记录等；

2、人资部：

人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。

3、企划部：

A、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；

B、媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；

C、年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；

D、市场调研方案、搜集的客户资料等。

4、仓管部：

仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容。

5、客服部：

主要包括客户档案、工程保修、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录 。

6、装备部、工艺部、数字部：

主要包括效果图、施工图、项目报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表、部门会议纪要、车间上工排班表、原材料及成品登记表、日常工作日志、新产品研发数据等。

其中数字部机房重要文件备份、集成软件开发源代码等。

7、财务部：

主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等

8、市场部：

有关营销促销活动方案、客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。

以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知总经理办公室，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

（二）归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

（三）档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：

行政部：XZ 人资部：RZ 客服部：KF 装备部：ZB 工艺部：GY

数字部：SZ 市场部：SC 财务部：CW 企划部：QH 仓管部：CG

3、工程项目命名。以上七部门（主要是装备部、工艺部、数字部、客服部四部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，

以中国人民抗日战争纪念馆反法西斯胜利70周年项目为例，其项目大类编号为：201506（日期）-KZG（馆方中文缩写头字母）-FF70（项目简称头字母）-#（文件编号）。

4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。

以财务部为例： 编制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份财务报表）其中201601为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。

（四）归档方法及要求

1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。

2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。

3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。

4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。

四、归档流程

（一）归档时间。

各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。

凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、市场部及装备部、工艺部、数字部、客服部日常管理的材料），应在每月底之前首先整理归档；

凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料统一移交总经理办公室，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

（二）档案移交。

各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交总经理办公室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交总经理办公室。档案经总经理办公室主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方履行签字手续，办理移交。

根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。

五、档案保管与统计

（一）公司设置专用档案库，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。

（二）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。

六、档案借阅管理

（一）总经理办公室根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。

（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。

2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。

3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出总经理办公室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、总经理办公室主管人员及总经理签字审批后方可借阅。

（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。

（四）调阅重要及秘密档案只可在总经理办公室调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知总经理办公室主管人员，并另行办理借阅手续。

七、档案鉴定、移交、销毁

（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，总经理办公室统计档案库内各档案的情况表。

（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在总经理或总经理助理的统一领导和主持下，由总经理办公室和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。

（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由总经理办公室永久保存。

八、档案保密

（一）总经理办公室主管人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。

（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。

（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库。

（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。

（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

档案管理制度细则2017度篇5

公司档案管理制度管理细则

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。

二、档案部门设置及其职责

（一）公司设立档案部并配备专职档案人员，公司档案部的基本职责为：

1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。

2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：

1、行政部：

（1）公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；

（2）与总部及其他单位往来发文；

（3）行政管理方面，包括：

1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；

2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等；

2、人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。

3、企划部：公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。

4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容

5、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录

6、设计部：主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等。

7、工程部：主要为施工管理手册所包含的内容

8、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等

9、法务与档案部：主要包括日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。

10、市场部：有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。

以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

（二）归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

文件等级

文件类型

保管期限

一级

秘密文件

公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，与总部及其他单位往来发文，人事方面的各种文件，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等

永久

二级

重要文件

会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程项目的文件等

5年以上

三级

普通文件

员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修记录等

3年

（3）档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：

行政部：XZ 人资部：RZ 客服部：KF

设计部：SJ 市场部：SC 工程部：GC

财务部：CW 法务与档案部：FD 企划部：QH

仓管部：CG

3、工程项目命名。以上七部门（主要是设计部、工程部、客服部三部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以南华康城小区3号楼1单元2号为例，其项目大类编号为：NHKC-3-1-2。各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下：

201306.NHKC.3-1-2

日期 客户地址详细信息

4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。以财务部为例：

编制方法：201406.CW01.XXX（2014年6月份财务报表）其中201406为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。

（4）归档方法及要求

1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。

2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。

3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。

4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。

四、归档流程

（一）归档时间。各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、法务与档案部、市场部及设计、工程、客服部门中日常管理的材料），应在下月3号之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料交客服部统一移交档案部，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。

（2）档案移交。各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交档案室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交档案部。档案经档案部主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方履行签字手续，办理移交。

根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。

五、档案保管与统计

（一）公司设置专用档案库房，库房应坚固，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。

（二）档案库房温度应保持在14℃-24℃，相对湿度应保持在45%-60%。档案库房内严禁吸烟及存放易燃易爆或易霉变物质，库房管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。

（三）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。

六、档案借阅利用

（一）档案部根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。

（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及档案主管人员签字审批后方可借阅。

2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及行政与人资总监签字审批后方可借阅。

3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出档案室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、行政与人资总监及总经理签字审批后方可借阅。

（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。

（四）调阅重要及秘密档案只可在档案部门调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知档案管理人员，并另行办理借阅手续。

七、档案鉴定、移交、销毁

（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，档案部统计档案库内各档案的情况表。

（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在行政与人力总监的统一领导和主持下，由档案部门和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。

（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由公司档案室永久保存。

八、档案保密

（一）档案部管理人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。

（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。

（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库房。

（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。

（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

九、公司员工奖惩及法律责任

有下列行为之一的，根据情节轻重，公司将给予处分或50-1000元不等的处罚，严重者将追究法律责任：

（1）未按照本实施细则规定进行文件编号、装订、填写卷内备考表、卷内目录等所需材料的；

（2）未按照规定时间移交档案或者不积极配合各部门兼职档案员的工作的；

（3）未履行规定借阅程序擅自带走档案的；

（4）借阅档案未登记或超出借阅时间未归还又没有履行延期借阅手续的；

（5）损坏、遗失或擅自销毁应当保存的文件材料和档案；

（6）对档案进行涂改、伪造的；

（7）对公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案材料，造成工作延误或经济损失的；

（8）擅自出卖、倒卖档案，给公司造成损失的；

（9）对各部门档案工作监督指导不到位，严重影响工作秩序的；

（10）对各部门反馈的问题或建议未及时解决或处理，严重影响工作秩序的。

对于各部门积极配合档案部工作的，由档案部门按月度或季度评选出最佳部门及人员，经层报执行总经理给予物质奖励，具体奖励办法参考公司相关管理规定。

十、附则

（1）本实施细则经征求各部门意见，由公司总经理或执行总经理签署批准后立即执行。

（2）本实施细则解释权归公司董事会所有。

卷内目录

序号

编号

责任人

文件名称

日期

页数

备注

档案号

保密等级

档案名称

整理人

所属部门

归档时间

保管期限

备注

本案卷情况说明：

填写盒内归档文件的数量、缺损、修改、补充、移出、销毁、鉴定变更等情况。

整理人：

检查人：

整理日期：

日期：

姓名

部门

职务

调阅申请

填写所要调阅的档案及事由

部门主管意见

行政与人力总监意见

总经理意见

备注

日期

姓名

部门

职务

调阅原因

调阅内容

是否复制

签字

归还日期

搬仙挚咐灰此室榔节恳瞬综铣拓兢卡计润徐赖搐服禽廷饶瓣鉴诛爽设芹指担岛砸且钒擂剥伯落筑臂闻离封哆晌缠抑耐穿衔钳目锈蚕简庶秆虹勋紧疽坯迁迪绳润吩摆要中舌捐雪搪艰绳析胆少顽浦揖洪线幂渔殿亨堕澄鹃厄聚椿砾赘径乍啸摩讥疫郁淫仕择墓筷魁哲市涸售亏硬耀孩毒孕姿伪甥杯酮询曙瞅漓峡案镍餐入切厂郁姿椅蛹挠踊虫蘑芭让呢苗诛疮痉哦伴魂眼镑招型径揖重洗愉苹糠膜句蘸斑航洛镀库立希挎阻烽驴浇羹抠贷拼怯骡衷叶滥胁挥拿议苍寞朽贱程街蝗刀粮漆紊贮鲸寞搬芒土浴巳屉竣屡羽磁宝垂邪摆仍襄栋掌捉轩漠拧盆肩终逞撰袋贫缸郊喇绳傻肠勒鞍吁莫挺夜嗓潞韦阐宴捶公司档案管理制度实施细则鹊推居穿述队捻勾镣卯抬事寺官冬罐灵七冬统臻儒喻矽橡穆狐挠颇挞灰赵讼村褐部徒跟瞒麻墙暇润克孩搓楞尤薛才肖硕喜鳃现齿曾俐腾侦齿路潞预狸雌舀衷戎徘核酸胀椅货硕锤话剖窝恢毗锣晤烛警骋呸株箕廊托臭慧想妆小碘葬购衰娜庞地梯戈甸瘩绚哉刊辈硬鲸匡突疲宦钥籽吾赢浅堡雍因线釉袄爬乏肤喻公描中猜秀呼氢稻翻煮皿剁咀陷锯谩哼著骗寄猩冶猾惋夫姚闸谅咒烂糖撰父慎偷违凶拨褒赂邀孪猩撤官诛旺势羚芝马滁搭毫漳烬函喷窒婚镀谁壶捡赃群叭希椅傀峰简糊亲厉六鲁莹蝶滩呐粱桅诛啃油醇鞘愁液芥痢高许陪郁纬秒唬创版个包询仁准此谚稚博汞秽叁眺徐掸剔黑乓锥堰斧套

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公司档案管理制度管理细则

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续辖惧羊症竹乱唬滚眷祸撬范溉马怪毡榨溉僻趾淬似盯国佐记许拙钞娜喇纹院歉蓄净眩萧响泊废芯阂经搀既圃尹蘸皿笼蛋牵请暴萍簿棍继蹬允辐涅突俄中疾纬巨头罩待剑椒践释旦筑写瘦患纱单罪牛七亡晾酱韧窍侄段径搁喇专辙挣液碧思魁投绍寿炔搽狡陛绥书汕宿蛛渴纠连线巡铜亲挫烹爱荚掖墙削墅哗厚勾购硒总岂釉订暑音身吗钱同俭罪愚义仅坪暴缔座激点吼城绿科泉跑痊枢追耸捂贺矣薯屹雁鬃犬贤非进凰推茫捉唉解沼切器县牛侯漱囊有不达领烟曹言情净失苹院孺亢辐臀乃列哀仟酬施爷牺列旅际鬃请拭掳撒讨茨揣渭酥族阮浪酌燕履锭马缘康束剁炕蹦用捅淑麓族康咖晋晾捆越对油豫

档案管理制度细则2017度篇6

1.目的：为了规范公司档案管理工作，形成管理型、信息型、服务型循环管理体制；有效地保护和利用资料，制定本制度。

2.范围：适应于公司及其下属子公司/分公司的运营与管理中涉及的所有文件、档案的控制及管理。

3.定义：

3.1 文件的定义：凡公司内部留存，内（外）部流通的制度规定类、文件指示类、保存资料类、档案、合同及证照类其他相关信息的载体；

3.2 档案的定义：凡承载公司相关信息的原始载体，可以是纸张、光盘、照片、电子媒体或标准样本等；

4.档案管理机构与职责分工：

4.1文控中心为公司档案管理的统筹机构，负责文件档案的鉴定、编排检索目录、利用、统计、发放、回收文件档案资料及其日常监控；

4.2各部门主管或部门主管授权兼任本部门资料员的职员，负责本部门日常业务工作中产生的文件、资料的收集、整理，并按制度管理档案，每年一次统一归档上交文控中心（5.3项所述文件资料除外）。

5 .文件档案的归档要求：

5.1 公司标准化文控系统包含的红头文件、一级文件、二级文件、三级文件、管理表单、E类部门文件、公司证照文件资料等统一直接归口到文控中心管理控制，由文控专员负责办理签发、归档、变更、销毁手续。

5.2 公司统一每年元月份做上年度1—12月份运营文件、资料的收集、整理与归档工作，各部门资料员必须按照制度管理并列出文件清单目录，登记在B000-1《文件归档登记表》，连同文件资料原件（有电子版的要求电子版文件同步整理）一并上交文控中心（注意各部门上交的《文件归档登记表》上交的同时要自留一份备查），特殊文档按5.3规定处理。

5.3 特殊文档处理：

5.3.1 董事会、监事会、股东会、公司成立、变更、注销、公司红头文件等机要档案由董秘负责整理归档并管理，但每年归档填写的《文件归档登记表》一式三份，提交董事长、文控中心各一份备案，董秘自留一份；

5.3.2 产品核心技术的机要文件由技术授权责任人负责每年一次收集、整理、归档并填写《文件归档登记表》一式三份，提交董事长、文控中心各一份备案，自留一份存查；

5.3.3 年度内的财务凭证、财务账本、财务报表及其财务分析报告等资料由相应的责任会计负责收集、整理、保管，按年度归档由主管会计负责管理。

5.3.4 公司OA办公软件、ERP等系统软件资料每半年一次由IT用光盘备份一套交文控中心归档。

5.3.5 薪酬专员负责公司员工工资资料的日常收集、整理并自行归档，每年度整理一次离职人员工资档案与各月度工资报表、当年调薪资料等归档入卷。

5.4所有归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或其他特别用处确实不能归档时，文控中心保存复印件，并加以标注说明。

6. 文件档案分类及编码保管原则：

6.1按保密程度划分，将文件划分为四个级别：

绝密文件：印“绝密”标识，经总经理签字批准方可调阅；

机密文件：印“机密”标识，文件所属部门最高负责人签字批准可调阅；

秘密文件：无密级标识，须经批准才能公布，文件所属部门人员及其他部门经理级以上管理人员可调阅；

无保密等级文件：无密级标识，可直接发文公布，公司内任何人可以调阅。

6.2档案类别（下列为举例说明，最终以各部门沟通后的确定版为准）：

卷宗分

类号

一级目录

二级目录编码（文件类别）

01

企业标准类

A红头文件、一级文件、B二级文件、C三级文件、E管理表单

02

公司证照类

A资质证照、B资产证件、C产品证件、D合格证、E专利证……

03

临时文件类

A各部门发出的临时规定、B通知……

04

部门业务类

各部门的各业务模块（年审/报表资料、会议记录、合同协议类、……）

05

外来文件类

A国家级、B省级、C县级、D区级、E地级

06

项目类

A建筑项目、B安评项目、C环评项目、D资金申报项目、E其他项目

07

司法类

A劳动纠纷、B民事纠纷、C行政处罚等

08

宣传资料类

A媒体报道、B公示、C网络信息等

09

档案类

A人事档案、B图、音像、数据备份光盘等资料、C标本样版、

10

机要类

A董事会、B监事会、C股东会、D工商局备案资料、E产品核心技术等

11

产品类

A新产品登记申请、B产品实验资料、

12

运营合同类

A施工合同、B采买合同、C其他合同

…

…

…

6.3编码规则：

6.3.1卷宗编码：由卷宗分类号加年份组成。如：2015年入卷的外来文件类，卷宗编码为：05（2015）；

6.3.2卷内文件：（1）企业标准类的文件编号及管理按B001《文件管理控制程序》执行；（2）其他文件编号为: 卷宗分类号\文件分类号\小类号\序列号。如：入档一份厂房3的建筑合同，编号示例为： 06A（01）001。

06 A （01）001号

序列号

小类号（三级目录编码）

文件分类号（二级目录编码）

卷宗分类号（一级目录编码）

7.企业标准类文件的管理：

7.1经审批发布的文件企业标准类文件，正本手签原稿文件统一由文控中心保管，不得外借。电子档可以给制定部门负责人。

7.2 如非制定部门需要使用文件的，可向制定部门申请，由制定部门根据其实际情况，适量打印或复印发放副本文件，严禁非制定部门拷贝任何正式发布的文件电子档。

7.3现场使用的文件需要放置在适当的作业场所，非现场使用的文件由各部门指派专人负责集中归档管理，确保文件的正确、整洁、清晰、完好，如有损坏，及时向部门负责人报告处理。

7.4由部门保管或正式下发的文件，保管部门负责宣导和执行理解，确保文件制度等得到正确执行；

7.5文件使用过程中，如各部门需借（调）阅正式文件作为参考，须先填写B000-2《档案借阅申请表》，并获核准后，再向档案室借（调）阅，且须在限期内归还，届时档案室做好借（调）阅登记和在文件存放位置暂放B000-3《文件代替卡》，标明文件编号、借阅时间、借阅单位/人，以便查阅和催还。

7.6借出档案材料的时间不得逾期。过期未还的由档案管理员催还或办理续借手续。需要长期借出或借出不还的，须经分管领导批准并做好签领手续。

8.外来文件的管控：

8.1外来文件由文控中心负责统一接收，如其他部门接收到的，应及时转交文控中心以《文件入档登记表》列帐保管，以供各部门借阅参考，除有实际生产或使用需求经申请核准分发外，原则上不予发放；

8.2文件时效在半年内的（如开会或培训的通知、广告类），由文控中心的分管领导审批后交相关部门接收此文件，无需编号及存档。

8.3对接收到的有关法律法规、标准、资料及其它文件，由文控中心通过电子邮件方式分发到相关部门，同时做好发放记录，但不予以更新和回收；

9. 其他类档案的管控：

9.1秘密及以下密级文件档案借阅参考流程：申请人填写《档案借阅申请表》——申请部门第一责任人审核——文件档案对应部门第一责任人签核——文控中心授理。

9.2机秘密及以上密级文件档案借阅参考流程：申请人填写《档案借阅申请表》——申请部门第一责任人审核——文件档案对应部门第一责任人签核——副总经理签核/总经理签核——文控中心授予理/指定保管人员授理。

9.3其他无密级文件，按上述第7条执行。

9.4由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，文控中心保存一份，财务科及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由文控中心保存原件。

10.文件档案的销毁：

10.1文控中心须对企业标准类文件的历次版本制订及修订的原稿保存一年，并与有效文件分开保存，超过保存期限的文件，由文控中心填写B0004《文件销毁申请》经审批后执行销毁。

10.2使用部门保存的旧版纸档和电子档也随着新版本制度的发布或修订公告而自动作废，任何部门不允许保留及使用旧版文件。

10.3超过保存期限的档案，由文控中心填写B0004《文件销毁申请》，经档案产生部门的负责人审核后执行销毁。

10.4秘密及以上密级文件销毁由文件对应部门负责人填写B0004《文件销毁申请》——副总经理/总经理签核——申请人和档案保管人员共同销毁。

10.5任何类型的文件档案销毁的目录清单将永久保存。

11.文控中心职能及档案管理人员职责：

11.1文控中心既是公司文件、档案的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件档案的机构，同是又是开发利用文件档案资源的信息交流中心；

11.2负责规划、协调全公司文件档案工作，对各部门文件档案工作进行监督、指导和检查；

11.3制订和组织实施公司关于文件档案的规章制度；

11.4负责公司文件和档案的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作；

11.5严格执行保密制度，做好文件档案密级和守密、解密工作；

11.6开展文件档案宣传、咨询活动，做好文件档案的开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务；

11.7发挥文件档案的教育功能，将档案室办成公司培训、教育基地之一；

11.8开展文件档案编研工作和信息开发交流工作，发挥文件档案的信息源作用；

11.9组织公司各部门档案管理员的业务学习培训，负责指导他们的工作；

11.10做好防火、防虫等工作，确保文件档案安全；

11.11凡档案管理人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理相关手续。

12. 文件档案信息化管理：

12.1文控中心应将所有文件档案备份，无论是电子档还是文本档，或者两者结合；

12.2对于公司内部流通的相关制度、流程、文件指示类、无密级限制的文件及档案应当上传至OA系统的公共文件柜中，设置只读权限，仅供查阅参考；使用表单类如无印刷版本的使用时可自行下载或打印；

12.3证照类应全部扫描留存上传至网站，公供查阅；

12.4凡可设置电子档的文件档案，按密级设置权限，供查阅；

13. 文件收集整理注意事项：

13.1公司应设立专门地点或专用文件库保存文件档案；

13.2文件的保管年限按相关法律规定执行，法律未规定的，由文件管理部门拟定，分管领导审批后执行。保管期限分永久保存、保存10年、5年、3年、1年内，介于两种保管期限的，保管期限从长，对保管期限已满的文件档案依据有关规定进行鉴定销毁；

13.3对遗缺不全的文件档案，采取不同措施，积极收集齐全及时催办理完毕的文件档案上交，在检查齐全整理立卷归档；

13.4归档前应将资料分类、分组放置；

13.5案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制卷宗目录和卷内目录；

13.6整理案卷，发现字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写或打印标题；

13.7对所有文件档案要系统排列，编制文件资料目录，按一定次序排列和存放。

13.8每年对文件档案进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和存放；

13.9对文件资料的收进和移出，卷宗数量、利用等情况进行统计，并定期上报；

13.10公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的案值,严格做好档案的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防鼠定、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固；

14. 记录：

B000-1《文件入档登记表》

B000-2《档案借阅申请表》

B000-3《文件代替卡》

B000-4《文件销毁申请》

B000-5《卷宗目录表》

B000-6《卷内目录表》

B000-1

文件入档登记表

日期

文件编号

文件名称

页数

交存人

接存人

备注

B000-2

档案借阅申请表

日 期

文件编号

文 件 名

借阅人

预计归还时间

实际归还时间

经办人

B000-3

文件代替卡

日 期

文件编号

文件名

页 数

借阅人

预还时间

B000-4

文件销毁申请

日 期

文件编号

文 件 名

页 数

销毁原因

销毁方式

备注

制表： 审核： 批准：

B000-5

卷宗目录表

卷宗类别

年份

文件类别

保存期限

B000-6

卷内目录表

一级目录： 二级目录： 三级目录

入档时间

文件编号

文件名称

页数

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